El coste derivado de los gastos de viaje puede -como la mayoría de costes en una empresa- optimizarse para reducirse de cara al período económico siguiente. Para ello, es importante llevar a cabo un seguimiento de los gastos producidos según categorías y de manera mensual. Este control nos servirá como base de cara a un futuro estudio para la optimización de los gastos.
Para poder llevar a cabo este estudio es muy importante ser cuidadosos con la ordenación de los datos, dejando muy claros en las hojas de gastos cada importe y su orígen. Además, debe haber un sistema de almacenaje cuidadoso y de fácil acceso -¡mejor si está informatizado!-.
Pero, ¿qué datos debemos observar? Hay que definir claramente unos apartados o categorías que dominan en nuestra empresa como por ejemplo dietas, gasolina u hospedaje y realizar un análisis para descubrir cómo podemos minimizar los gastos en cada uno de ellos. Así, si tenemos una cifra del consumo de gasolina -por ejemplo- podemos comprar packs para que nos salga más barato.
Si tengo estos datos informatizados mes a mes, el control se ejerce sobre ellos podrá ser más inmediato y permitirá reorganizar el consumo en el momento que se produzca alguna fuga.
¿Cómo reducir el coste mensual del empleado?
Es muy importante para la empresa saber la proporción de los gastos de viaje de cada empleado. Para descubrir cuál es el gasto óptimo en movilidad de cada trabajador debemos analizar el retorno del proyecto en contra de los gastos que origina.
Por ejemplo, si tengo un visitador médico que hace unas 10 visitas diarias que me reportan 200€ pero me generan 400€ de gastos, no se está trabajando de manera viable. Para solucionarlo podría reducir las visitas presenciales y cambiarlas por telefónicas. Este estudio puede ayudar a reducir costes a nivel de trabajador.
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El control tanto de los gastos por categorías como por trabajador permitirá a la empresa descubrir dónde están las fugas de gastos y poner solución. 
