Hoy en día, las empresas cuidan hasta el mínimo detalle los viajes de empresa para poder ahorrar al máximo. Se comparan presupuestos, se revisan los procesos y se aprueban políticas para aumentar la eficiencia. Sin embargo, ¿siempre se cumplen estas líneas de trabajo? En este post te explicamos cómo puedes animar a los business travellers a cumplirlas.
Un estudio de la consultora CWT Solutions Group indica que se podría ahorrar hasta el 15% en los viajes de empresa si las personas implicadas se ciñesen a las políticas aprobadas por la empresa. Otro informe publicado por Amadeus eleva el ahorro potencial al 23% y señala que además se reduciría de forma importante el tiempo dedicado a su gestión. Y como todos sabemos, el tiempo es dinero.
¿Cómo hacer entonces que las políticas previamente diseñadas se cumplan? CWT Solutions group ha diseñado un sistema dividido en 4 fases o etapas para fomentar su cumplimiento por parte de los viajeros de negocios:
1. Análisis:
Como en cualquier procedimiento, el primer paso es analizar la situación actual. Es fundamental detectar dónde se puede ahorrar y dividir a los business travellers en categorías o segmentos para detectar patrones de comportamiento y descubrir incidencias, si es que las hay.
2. Educación:
Se puede concienciar a los viajeros mediante la creación de tarjetas de puntos que contengan términos de uso y lenguaje familiar.
3. Compromiso:
Mediante las tarjetas de puntos se pueden obtener informes personalizados sobre su uso y el comportamiento de los ejecutivos en sus viajes de negocio. Una vez finalizado el viaje y con el informe en mano, la persona responsable puede mantener una reunión con el business traveller y revisar cómo se han realizado las reservas, etc. De esta forma se pueden corregir los puntos débiles y poner en valor los comportamientos responsables.
4. Competencia:
La creación de programas basados en técnicas de juego añade motivación a los business travellers y genera actitudes positivas. De esta forma será más sencillo cumplir con las políticas y eliminar resistencias.
Además de hacer que los viajeros de negocios sigan los procedimientos establecidos, según responsables de Amadeus los travel managers pueden trabajar en otros aspectos para reducir los costes. Por ejemplo, la negociación con gran número de proveedores y en grandes volúmenes puede ser muy beneficiosa. A pesar de que cada vez es más generalizado el uso de herramientas de autorreserva, hace falta incentivar las reservas anticipadas para eliminar la aplicación de tarifas elevadas, así como el uso de tarjetas corporativas.
Por último, la unificación de datos y la elaboración de informes es esencial para hacer seguimiento y obtener conclusiones.
