El proceso de gestión de gastos no suele ser rápido. Además, la visibilidad que tienen los trabajadores sobre él suele ser reducida. Reducir el tiempo que toma procesar los reembolsos es importante para mejorar la satisfacción de los trabajadores.
En al ambiente laboral influyen muchísimos factores. Mirándolo desde el prisma de la gestión de gastos de empresa, si pensamos en qué se podría hacer desde la parte de gestión de gastos para mejorarlo hay varias respuestas.
Muy posiblemente, si formulamos esta pregunta a un trabajador que habitualmente reporte gastos, su respuesta sería “acelerar el proceso de reembolso”. El proceso de aprobación de gastos de dietas y kilometraje no suele ser demasiado rápido en la mayoría de casos. Si el trabajador avanza sus gastos de viaje, es normal que esté interesado en una gestión más óptima y rápida.
“Acelerar los reembolsos” sería el primer punto que cualquier trabajador diría sobre mejorar la gestión de gastos.
Otro factor a tener en cuenta es que el proceso de gestión de gastos no es algo que sea agradable de realizar por parte de ninguno de los implicados. Los reportadores de gastos se lo toman como una tarea administrativa más que deben hacer. Obviamente están interesados en realizarla, dado que se trata de percibir un reembolso, pero realmente no es una tarea que les aporte valor, ni a ellos ni a la empresa. Reducir al máximo el tiempo que dedican a reportar los gastos es una cosa que agradecerán.
En cuanto a los responsables de aprobar los gastos, siendo sinceros, también van a valorar positivamente dedicar menos tiempo a esta tarea. Tener que analizar una hoja de gastos para comprobar que todo esté en orden tampoco resulta una tare a apasionante.
Con Captio se consigue agilizar tanto el proceso de reporte como el de aprobación de gastos. Para los reportadores de gastos, la reducción promedio de las tareas asociadas es del 80% gracias a la automatización de la entrada de gastos mediante el smartphone. En el caso de los revisores, el cálculo es más complejo debido a las diferencias del proceso en las empresas, pero en la mayoría de casos supera al 50%. En resumen, el tiempo dedicado al proceso por parte de todos los implicados se reduce drásticamente.
También se ve reducido el tiempo promedio que un reembolso tarda en hacerse efectivo. El ambiente laboral incide en la satisfacción, bienestar y rendimiento de los trabajadores. Tenerlo en cuenta es una más de las piezas para el éxito empresarial.
