La eficiencia de procesos de gestión es y debe ser una de las obsesiones de las empresas. El proceso de gestión de gastos de viaje de empresa suele ofrecer márgenes importantes de mejora, eliminando tareas manuales, flujos basados en el papel, comunicando mejor interlocutores y reduciendo la burocracia interna.
El proceso de gestión de gastos de empresa realizado a la “forma tradicional” es un proceso ineficiente. Una razón fundamental para ello es que en gran medida se base en el papel. Sobres con tiques, notas de gasto impresas… Por una parte, esto comporta una problemática de fondo relacionada con errores debidos al propio medio: papeles que se pierden, tiques que se borran. Por otra, el papeleo trae siempre asociada una forma manual de lidiar con las tareas y fomenta la burocracia.
Hay varios puntos a conseguir para hablar de una mejora de eficiencia en la gestión de gastos. Por una parte la automatización de tareas, conseguir que el proceso se desarrolle con la mínima intervención humana posible, reduciendo a lo imprescindible los recursos dedicados en todas sus fases. Durante el reporte, acelerar al máximo el tiempo que el trabajador debe gastar en la redacción de gastos. Durante la revisión, facilitar al máximo la tarea del revisor para detectar casos conflictivos y aprobar o rechazar los reportes.
Otra parte a reducir, son los errores que causan que el proceso se detenga y demore más de lo imprescindible. Tiques que se pican incorrectamente en la nota de gastos, originales perdidos...
La sincronización y mejora de la comunicación de los diferentes implicados en el proceso de reporte y validación de gastos también es clave en la mejora de la eficiencia del proceso de gestión de gastos. Conseguir que el proceso avance por sus diferentes fases de una forma fluida y sin bloquearse reduce considerablemente el tiempo dedicado.
Captio permite mejorar estos parámetros de rendimiento. El primer paso para hacerlo es transformar el proceso basado en el papel para llevarlo al mundo digital. Mediante el smartphone, los tiques de gasto se digitalizan y se almacenan en la nube. A partir de esto, el resto del proceso transcurre sin la necesidad del papel.
Disponer de la información en formato digital permite formular de una forma radicalmente diferente el proceso de gestión de gastos.
Disponer de la información en formato digital permite estructurar el proceso de una forma automática. La información de los tiques es automáticamente interpretada por el sistema de Captio. Ésto significa que los tiques son leídos y que datos como el importe, el proveedor o la fecha son automáticamente reconocidos y almacenados. Al final, lo que permitirá esto es generar automáticamente la nota de gastos del empleado, sin que éste tenga que perder ni un minuto de su tiempo.
Sin embargo, la automatización llega más allá. Dado que se dispone de la información extraída de todos los tiques que todos los trabajadores han reportado, se puede implementar un sistema para que se compruebe su validez de forma automática. Sin que ningún revisor tenga que revisar la nota de gastos.
Todos los implicados trabajan bajo un mismo entorno, cada fase está sincronizada.
Además, todo el proceso transcurre en un mismo entorno, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento por todos los implicados en el proceso. Con todas las piezas alineadas el rendimiento del proceso de gestión de gastos aumenta y sus costes asociados disminuyen radicalmente.
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