La gestión de los gastos de representación supone para la empresa muchas horas de trabajo repetitivo y de baja calidad. Se pierde mucho tiempo en rellenar a manos notas de gasto, introducir manualmente datos en el ordenador y en tediosas tareas de control y supervisión. Generalmente, la gestión de dichos gastos es claramente mejorable, pero existen soluciones tecnológicas muy eficaces, fáciles de usar y que no precisan de una gran inversión.
La primera solución tecnológica para agilizar y optimizar la gestión de los gastos de representación lo constituyen los software informáticos de automatización, que pueden usarse cómoda y fácilmente desde el smartphone o tablet del propio usuario.
Se trata de programas que, una vez instalados en cualquier dispositivo móvil, permiten capturar la imagen del tique o justificante del gasto, subirlo a la nube y traspasarlo al sistema centralizado de contabilidad de la empresa. Automáticamente, el software reconoce ópticamente los distintos tipos de datos y los clasifica.
Lo expuesto en el párrafo anterior es solo un ejemplo de las prestaciones de estos programas, puesto que también permiten controlar que los gastos se ajusten a la política de la empresa o detectar errores.
Si se pretende dar un paso más en la gestión de gastos y olvidarse totalmente del papel con todas las garantías legales, lo más práctico es utilizar un software de digitalización que esté homologado por la Agencia Tributaria (AEAT).
Ventajas de los sistemas de automatización
La actualización de algún software de automatización de la gestión y la digitalización de facturas supoen, tal como señalábamos en un post anterior, los siguientes beneficios y ventajas:
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Ahorro de tiempo por parte del trabajador en generar sus hojas de gastos.
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Facilita el trabajo del supervisor, ya que la información puede ser pre-procesada para validarla más fácilmente.
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Tiempos de aprobación y reembolso más cortos.
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Mejora de la productividad y satisfacción de los trabajadores, descargándolos de tareas administrativas.
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Se evita el papel, haciendo más fácil el almacenamiento de los justificantes y se evitan pérdidas de los mismos o su deterioro.
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Mejor control de los errores y reducción de las situaciones de fraude y gasto abusivo.
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Acceso a las herramientas de gestión desde cualquier parte.
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Se hace posible una visión global de los gastos de los equipos de trabajo, facilitando acciones de ahorro y mejora del programa de viajes de la empresa.
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