Con anterioridad a organizar un evento de empresa es muy importante llevar a cabo un trabajo de comunicación previo con el objeto de generar interés sobre el mismo, captar ponentes y asistentes y facilitar la consecución de contactos y el intercambio de información.
La importancia de la etapa previa
Un evento no se circunscribe únicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o reunión o a los pocos días en que tiene lugar un congreso. Todo el proceso previo de comunicación, promoción y publicidad es absolutamente básico para lograr el éxito, y estas etapas de trabajo están al mismo nivel de importancia que el evento en sí mismo.
Mediante un adecuado trabajo y tratamiento de la fase de comunicación previa es posible conseguir los siguientes objetivos:
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Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente interesadas.
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La captación de los asistentes y ponentes que nos interese.
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Saber qué tipos de eventos, formatos o temas suscitan más interés para, posteriormente, organizar el acto de acuerdo a estas líneas.
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Facilitar la creación de contactos y el intercambio de información.
Herramientas de comunicación
Actualmente, existen una serie de herramientas al alcance de todos, fáciles de usar y la mayoría de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias de comunicación.
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Webs o blogs
Se trata de un formato ya veterano, profusamente utilizado desde el mismo nacimiento de Internet, pero no por ello menos efectivo. A través de la web o blog del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar información, interactuar con los usuarios interesados en el evento, preguntarles cuestiones y recoger comentarios o sugerencias para luego incorporarlos al acto.
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Redes sociales
El Social Media o utilización de las redes sociales con fines promocionales o publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. Hoy en día, es muy sencillo y útil crear un perfil específico en Facebook y Twitter para informar sobre un evento y captar asistentes. A partir de este punto, lo ideal es tratar de viralizar la información, para lo que también se puede abrir un canal de video, en YouTube por ejemplo, con el fin de que llegue al máximo de gente posible.
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Teasers
Otra estrategia publicitaria es la creación de un teaser (normalmente un video) donde se ofrece información parcial del evento, en un tono de intriga, misterio o humor, para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes, que pueden ser reales o virtuales.
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Sistemas de gestión de citas previas
Uno de los objetivos y motivaciones más importantes de muchos de los profesionales que acuden a un evento es ampliar su red de contactos o networking. A través de webs, redes sociales y aplicaciones específicas para dispositivos móviles se puede potenciar y facilitar la consecución de contactos mediante sistemas de gestión de citas previas, aproximación de intereses e intercambio de mensajes e información.
Un adecuado trabajo de comunicación pre-evento actúa como un potente imán con el que captar o atraer: asistentes, ponentes, contactos de interés profesional (networking) interés, expectativas y también sugerencias y comentarios de utilidad.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.
