Organizar un evento sostenible conlleva el marcar una política y unos compromisos para seguir durante el evento. Éstos se reflejan en el plan de sostenibilidad, documento donde se definen todos los objetivos y acciones que se llevarán a cabo para que el evento cumpla con sus objetivos iniciales.
El plan de sostenibilidad representa una herramienta básica que formaliza los objetivos y acciones que se llevan a cabo para la organización de un evento de la forma más sostenible posible. Establecer el plan de sostenibilidad es un punto importante dentro de la organización de este tipo de eventos, ya que marca todas las acciones que se llevarán a cabo en el evento para garantizar la sostenibilidad del mismo. Se establece en la fase de planificación del evento.
Cada evento requiere un plan hecho a medida, ya que según la complejidad y características del evento así como sus posibilidades, marcarán unas pautas o otras. Por ejemplo, un evento de mayor magnitud implica un plan de sostenibilidad más complejo y con más puntos a tener en cuenta y viceversa.
Proceso de elaboración del plan de sostenibilidad
Para elaborar el plan de sostenibilidad es necesario conocer las características y los objetivos del evento establecidos en la fase de planificación. A partir de aquí, se siguen unos pasos para su elaboración:
- El primer paso, es designar a una persona responsable del plan de sostenibilidad, que según la magnitud del evento puede ser más de una. La persona/s responsable/s tienen que tener conocimientos generales y contar con el apoyo de la empresa/organización.
- Una vez establecido el responsable, se marca el compromiso de sostenibilidad o política sostenible que llevará a cabo la empresa organizadora y se relaciona con la Responsabilidad Social Corporativa de la compañía. De esta forma se muestra la voluntad de la empresa organizadora con la causa sostenible. En la mayoría de ocasiones, se elabora en formato documento.
- Una vez marcada la política sostenible, es el turno de elaborar el plan de sostenibilidad. Dentro del plan, se marcan los objetivos y las medidas y acciones específicas que se seguirán durante todo el evento Aquí se identifican los aspectos medioambientales, sociales y económicos más importantes del compromiso de sostenibilidad de la empresa con los que contará el evento. Por ejemplo, si la empresa se compromete dentro de la política de sostenibilidad a reducir las emisiones de CO2, dentro del plan de sostenibilidad se desarrollarán las acciones concretas para minimizar su emisión, como horarios adaptados del transporte público para acceder fácilmente al evento, fomentar el uso del transporte público, etc. En este punto también se establecen los indicadores de seguimiento que se seguirán durante la organización del evento y el transcurso del mismo.
- El último paso, es donde se implementa y se sigue el plan de sostenibilidad establecido. La persona responsable o personas responsables, serán los encargados de implantar las acciones concretas establecidas en el plan, hacer el seguimiento de todas las acciones de sostenibilidad y finalmente, realizar una valoración de los resultados que se han obtenido con el plan.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Adrià Gelabert
Responsable de Innovación Lavola
