Antes de aplicar una gestión basada en procesos se deben marcar unas pautas previas para garantizar su correcta implantación. Conocer la estrategia de la empresa, identificar los procesos que la forman así como conocer el organigrama de la compañía son factores clave a la hora de poner en marcha este tipo de gestión.
Antes de poner en marcha una gestión basada por procesos se deben tener en cuenta diversos factores y analizarlos. El primero de ellos es conocer mediante qué tipo de organigrama se estructura la empresa. Mayoritariamente las empresas cuentan con una organización funcional, donde la compañía se divide en áreas. La estructura funcional busca obtener mayores resultados sin tener en cuenta los objetivos colectivos de la empresa, fomentando el individualismo y el trabajo por separado entre departamentos.
Es conveniente cambiar el organigrama de la compañía a uno que fomente trabajar mediante procesos. No obstante, en muchas ocasiones las compañías son reacias a cambiar su sistema de organización y siguen con el método de organización funcional haciendo retoques mínimos para adaptar ambas partes. Mezclar el método de organización funcional con la gestión por procesos no suele ofrecer resultados satisfactorios.
Una vez se marque la estructura que seguirá la compañía cuando se adopte el modelo de gestión por procesos, el siguiente punto que se debe conocer a fondo es la estrategia que sigue la organización. Es importante conocer la estrategia y tenerla en cuenta en todo momento para seguir con los objetivos, formas de trabajar y pautas que se marcan en la misma a la hora de adaptar una forma de gestión basada en procesos. Si una organización no tiene definida su política y/o estrategia, la implantación de este tipo de gestión no será eficiente.
Una vez finalizado el paso anterior, se puede empezar a implantar la gestión por procesos.
Adaptar la empresa a la gestión por procesos
Una vez se ha adaptado el organigrama y la estrategia de la empresa a un enfoque basado por procesos, se tiene que empezar a adaptar toda la organización entera. Para implantar un proyecto de gestión por procesos se tienen que seguir unos pasos:
1. Marcar los objetivos iniciales que se quieren conseguir con este tipo de gestión: Es importante marcar los objetivos iniciales así como identificar los recursos que se necesitan para alcanzar dichos objetivos.
2. Identificar y describir cada uno de los procesos: en este paso se deben identificar y describir todos los procesos en los que se ha dividido la organización así como sus respectivos indicadores. En este punto se elabora el mapa de procesos.
3. Seguir y medir los procesos para saber si cumplen sus objetivos: una vez se conocen todos los procesos y su funcionamiento, se deben seguir y medir los procesos para saber si cumplen con los objetivos que se marcó la compañía.
4. Analizar los resultados y mejorar los procesos cuando se necesite: cuando se hayan obtenido los resultados de funcionamiento de los procesos, se deben analizar para saber si el proceso, o los procesos, aportan un valor a la organización o se tiene que cambiar o mejorar.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
