Para poder hablar de un buen proceso de gestión de gastos de viaje es indispensable una fase de análisis estructurado. Ejercer un análisis correcto de los datos relacionados con los gastos ofrece numerosas ventajas a la empresa cómo gestionar mejor sus flujos de caja, reducir el fraude, realizar mejores previsiones financieras y optimizar las negociaciones con proveedores.
La primera fase de análisis básico es la que se realiza sobre la propia nota de gastos. Identificar casos extraños, errores potenciales y casos de fraude. Se calcula que alrededor de un 10% de notas de gasto recibidas se aprueban a pesar de que no cumplen con la política de gastos de la empresa. Esto ocurre porque el proceso de revisión de una nota de gasto lleva tiempo, y se convierte fácilmente en una tarea inmanejable si hay que hacerlo por cada miembro del equipo.
Para qué engañarse, en la mayoría de los casos el proceso de revisión acaba limitándose a tomar una muestra de las notas de gastos recibidas y analizando únicamente aquellas. El resto, si no llaman la atención, se revisan de forma superficial y se dan por aprobadas. Si se desea ser exhaustivo, existen herramientas que permiten automatizar este proceso, comprobando que cada línea de la nota de gastos cumpla con la política de la empresa.
Revisar las notas de gasto de una forma efectiva es sin duda una primera fase de análisis, pero para una buena gestión hay que llegar mucho más allá. El problema recurrente para el análisis de gastos de empresa es la fragmentación de toda la información necesaria. Información proveniente de los trabajadores, de los bancos relacionados con las tarjetas de crédito, de proveedores… Por supuesto, existen numerosas herramientas de Business Intelligence con funcionalidades valiosas para el análisis, pero proveerlas de todas esta información no es tarea fácil.
No es un proyecto trivial, pero integrar toda la información relacionada con el proceso para incorporar a la toma de decisiones de la empresa puede resultar muy útil. Un análisis concienzudo permitirá detectar patrones de gastos y su evolución histórica, detectar puntos negros y tomar acciones correctivas para solventarlos. Incluso puede llevar a replantear la propia política de gastos de la empresa, ésta no debe ser ninguna “vaca sagrada”. Aplicar cambios en base a la experiencia y a datos contrastados es una costumbre totalmente sana para la empresa.
