La hoja de gastos es el documento por excelencia en los procesos de gestión de los gastos de representación y de viaje de las empresas. En ella, los trabajadores reportan toda la información de sus gastos y los transmiten para su validación.
Los gastos de representación suelen acumularse por un periodo definido por la empresa, hasta que se genera un informe para reportarlos. Las hojas de gasto se convierten en el documento resumen de lo que ha gastado un trabajador en ese periodo y que debe -si todo está en orden- serle reembolsado.
La información que la hoja de gastos debe contener viene definida por la empresa. Aparte de ciertos campos estándar en la propia hoja como el periodo al que corresponde, algún código de seguimiento interno, o los datos del trabajador, también contiene datos referidos a los propios gastos de representación: el nombre del proveedor, el importe (por supuesto), la fecha, y otros campos como pueden ser un proyecto o cliente asociados al gasto, una justificación de éste, etc.
Aunque las hojas de gasto suelen gestionarse en formato de hoja de cálculo que, en el momento de pasar al supervisor, se imprime para adjuntarla a un sobre con los justificantes de los gastos que incluye. No obstante, hay nuevas herramientas permiten gestionar este proceso de forma digital.
Recordar, pedir y conservar los justificantes en papel de los gastos de representación es necesario desde dos perspectivas. Desde la de la empresa, a nivel interno, pero también desde la legal. Es necesario conservar los documentos originales o con algún medio digital aceptado por la AEAT durante 4 años. Pueden ser exigidos durante una inspección.
Ya en manos del supervisor, la hoja de gastos ofrece la base sobre la que revisar los gastos de representación. Éste revisa el extracto de la información y comprueba que todos los registros se adhieran a la política de gastos definida por la empresa. En ocasiones, se cruzan los datos de la hoja de gastos con los justificantes proporcionados, aunque se trata de un proceso trabajoso.
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