Cuando hemos llegado a la conclusión que es necesario desplazarse, de lo que se trata es de conseguir los mejores servicios a un buen precio para así ahorrar en gastos de viaje.
Así como hace unos años para los preparativos de un viaje de empresa se contrataban los servicios de una agencia de viajes tradicional a día de hoy se puede contar con proveedores que gracias al comercio electrónico tienen presencia en internet. Estos proveedores también facilitan el proceso de reserva, con lo cual las compañías tienen diferentes agentes accesibles sin tener que utilizar intermediarios. Hoy en día, gracias a estos proveedores online, se puede comprar un billete de tren o de avión, hacer una reserva en un hotel o alquilar un coche. Teniendo en cuenta esta situación, debemos identificar cuál es el proveedor más adecuado para que nos preste el servicio en cuestión.
De todas formas, hay que tener en cuenta todas la variables. Se ha demostrado que según qué operaciones resultan más caras, no por el precio final en sí, sino por una serie de servicios que dejamos de tener. Por ejemplo, según qué agencias nos pueden facilitar una estadística detallada de lo que gastamos en cada concepto (hoteles, alquiler coche, etc), una conciliación con la tarjeta de crédito, una facturación a medida según necesita el departamento contable de la compañía, una integración con con los programas contables o ERP de la empresa, etc. Es decir, toda una lista de servicios que también tienen un coste y que pueden agilizar la redacción de la hoja de gastos al comercial.El panorama también ha cambiado respecto a hace unos años ya que actualmente hay diferentes canales de compra. Así, podemos llamar por teléfono (que es lo que hacíamos antiguamente), podemos enviar un correo electrónico o podemos hacer una reserva o una compra con un móvil o con una tablet. Es decir, que tenemos herramientas para llevar a cabo acciones de una manera rápida, directa e inmediata, sin depender de terceros para ello.
Hay otro aspecto que hay que tener en cuenta. Si se hacen compras a través de un smartphone sin ningún tipo de control, tendremos una dispersión en el volumen de compra. Eso nos genera una pérdida de fuerza de compra para poder negociar precio con los proveedores. Por eso es aconsejable hacer análisis a nivel de consultoría y poder comparar según los resultados las diferentes opciones.
Cuando se trata de viajes complejos (por ejemplo, realizar diferentes visitas en un mismo continente, con lo que hay que encadenar diferentes vuelos, o si hay que ir a un destino muy lejano) no es aconsejable hacer una compra intuitiva a través de una página web, ya que muy probablemente se comprará el vuelo directo, que es lo más cómodo, pero también lo más caro. En cambio, una agencia especializada y experimentada podrá aconsejarnos hacer alguna escala europea o combinar vuelos de diferentes compañías.
Esto nos lleva a una conclusión, que es que hay que establecer una comparativa entre los diferentes proveedores para tener claro qué servicios nos ofrecen y qué precios. De este modo se puede identificar cuál es nuestro grado de satisfacción a nivel cualitativo y a nivel económico también. Aunque nadie nos garantiza que esta información sea siempre igual, ya que puede cambiar algún factor en más de una ocasión. Por eso hay que llevar a cabo análisis de consultoría y auditoría de una forma regular.
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