La principal característica deseable para un trabajador respecto al proceso de gestión de gastos de viaje es fácil: que sea rápido.
Al fin y al cabo, en muchas ocasiones habrá pagado de su propio bolsillo los gastos en los que ha incurrido durante su trabajo y la suma puede no ser despreciable si se trata de un viajante habitual. Por supuesto, existen las tarjetas de empresa, pero primero, no todos los trabajadores disponen de una y, segundo, es probable que se haya visto obligado a pagar en efectivo en ciertas ocasiones.
A final de mes, redactará diligentemente su informe de gastos, pero probablemente pasará más tiempo del que desearía hasta que reciba su reembolso. La nota de gastos entrará en un flujo en el que intervendrán varias figuras y acabará, si todo está en orden, con la liquidación del importe a manos de alguien en el Departamento de Finanzas.
Las razones de esto radican en dos puntos: uno, el proceso de reporte y validación de los gastos aún a día de hoy se basa en tareas manuales y en el papel; y dos, a menudo los flujos que regulan las interacciones entre las figuras implicadas en el proceso son excesivamente complicados.
Para facilitar el proceso, es bueno revisar estos flujos para detectar cuellos de botella y posibles redundancias. Todas las figuras implicadas deberían tener claro su papel y las responsabilidades que se les exigen. A menudo, un punto problemático son las interacciones. Definir qué acciones deben efectuarse para hacer que el proceso avance un paso y pase a manos de otra persona, estipular estos mecanismos de comunicación a seguir es importante.
Si es posible replantearse los flujos de gestión para simplificarlos, es recomendable hacerlo. En entornos corporativos de cierta complejidad, será interesante integrar el proceso actual de gestión de gastos con otros sistemas y flujos existentes al máximo. Para conseguirlo habrá que conseguir un proceso de gestión de gastos lo más “digital” posible, es decir basado lo menos posible en el papel.
Otra buena práctica, es regular los tiempos en el proceso, establecer periodos para el reporte de gastos, pero también para la revisión y la liquidación. Establecer límites temporales es una buena forma de decir que la empresa se toma en serio la gestión de gastos y el reembolso de éstos. Un lugar apropiado para hacerlo sería en el documento que recoge la política de gastos.
Por otra parte, es bueno establecer mecanismos apropiados para recibir feedback sobre el estado de las reclamaciones de reembolso. Tanto para la motivación de los trabajadores como para reforzar la política de gastos de la empresa, es adecuado informar de los avances en la aprobación o rechazo de la nota de gastos y sus motivos.
