Para gestionar y organizar un evento corporativo sostenible, se puede tener en cuenta multitud de factores: desde el lugar elegido para este fin, hasta el tipo de material utilizado para los stands, pasando por la elección de los proveedores, el hotel donde alojar a los que se desplazan, etc. Dentro de toda esta gestión, Captio puede aportar un plus importante que facilite convertir un evento tradicional en uno sostenible.
Una de las características fundamentales de los eventos sostenible es la disminución del uso de los recursos y la mejor gestión de éstos. Esto implica por ejemplo el agua, la decoración utilizada, la comida o catering, la energía… y, cómo no, el papel.
Con Captio es posible reducir drásticamente el consumo de papel relacionado con la gestión de los desplazamientos de trabajadores de la empresa que asisten al evento. Esta reducción se aplica desde la concepción misma del viaje hasta la liquidación de los gastos. La solicitud de viaje se puede realizar a través de la app de Captio, de forma automática y con unos pocos clics.
En cuanto a los gastos generados por los empleados durante el evento, el hecho de que Captio posea un potente lector óptico de caracteres (OCR) representa una gran ventaja. Los empleados pueden realizar una fotografía desde la aplicación a los tiques de gastos generados. Captio lee automáticamente el contenido del tique, y lo puede utilizar para generar una hoja de gastos digital y automatizada, sin ninguna intervención del papel. Además, como la app está homologada por la Agencia Tributaria, las fotografías de los tiques son sustitutos a todo los efectos legales de los justificantes originales, por lo que no hace falta guardarlos. Esto representa eliminar también toda la gestión en base al papel que esto representa: envío de los tiques en papel a la administración de la empresa, archivo, etc.
Otro factor importante en la gestión y organización de un evento sostenible es la mejora en la gestión de recursos. Una de las ventajas de Captio respecto a este punto es la disponibilidad de información sobre los gastos que permite un análisis en profundidad, para detectar posibles oportunidades de ahorro y de optimización de recursos. Por ejemplo, si los trabajadores asistentes a un evento gastan mucho en transporte, ya sea taxi, kilometraje con su coche particular, etc., una medida podría ser buscar un emplazamiento más cercano, mejor situado.
Finalmente, no hay que olvidarse de la transparencia, un valor importante de los eventos sostenibles. Captio permite gestionar los desplazamientos con transparencia, tanto por parte del empleado en movilidad como por parte del supervisor que se ocupa de gestionarlo.
