Es importante conocer que la gestión basada por procesos se puede constituir a la vez por varios subprocesos y compatibilizar con otros proyectos de gestión internos, que abarcan diferentes ámbitos y departamentos de la organización. La coordinación en este caso es esencial para enlazarlos entre ellos.
Una organización que se gestiona por procesos puede convivir con una gran variedad de proyectos de gestión internos que lleva a cabo la misma organización. Estos proyectos internos pueden estar relacionados con varios departamentos e influir en los procesos de gestión de la organización.
Este tipo de proyectos ayudan a la organización a mejorar en diferentes campos. Lo ideal sería poder introducir estos programas internos dentro del sistema general de gestión por procesos para poder administrarlos sin ningún problema, pero muchas compañías prefieren diferenciarlos y gestionarlos por separado.
Los proyectos internos vs. los procesos de gestión
Es necesario diferenciar entre el concepto de proceso y el de proyecto: proceso es toda transformación de una entrada en una salida con valor añadido sobre aquella. Un proyecto es una secuencia de actividades a realizar para conseguir un fin. Con esta definición podemos considerar un proyecto como un proceso pero, dado que posiblemente no tendrá continuidad, es mejor considerarlo un proyecto con un principio y un final temporal. La diferencia entre los procesos de gestión de una organización y los proyectos internos es importante. Por definición, los procesos buscan satisfacer unos objetivos marcados por la empresa en relación a las necesidades de sus clientes aunque pueden afectar también a los procesos internos de la compañía. En cambio, los proyectos internos sería la forma en que planificamos hacer realidad las actividades de aquel proceso.
Ejemplo práctico: relacionar un proceso con un proyecto interno
Muchas de las empresas que basan su gestión en procesos buscan compatibilizar sus proyectos internos con los procesos que forman la organización. Por ejemplo, una compañía decide poner en marcha un proyecto interno de gestión medioambiental para conseguir el certificado ISO 14000, que sirve para reconocer aquellas compañías que establecen eficientemente un sistema de gestión medioambiental acuerdo con la norma ISO 14000, reduciendo el impacto en el medio ambiente y manteniendo la rentabilidad de la compañía.
Al mismo tiempo, dentro de la gestión basada por procesos, la misma organización decide mejorar la gestión de los gastos de viaje mediante una herramienta de automatización del proceso. Además de mejorar este proceso, con la mejora de la gestión de los gastos de viaje se consigue participar en el proyecto interno de gestión medioambiental, ya que automatizando la gestión de los gastos de viaje se reduce el consumo de papel gracias a la digitalización de los justificantes de pago. De esta forma se enlaza uno de los procesos con un proyecto interno de la organización.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
