Cualquier política que establezca la empresa, ya sea de viajes, de seguridad, etc. se debe comunicar al trabajador para garantizar su uso. La empresa debe usar sus herramientas de comunicación para que el mensaje llegue a todos los trabajadores, transmitiendo los principales objetivos de la misma y evitando posibles conflictos relacionados con el Duty of Care.
Las políticas de seguridad de la compañía, así como las modificaciones que se realicen en ésta, deben ser comunicadas, aceptadas y seguidas en toda la empresa. Para ser eficaces, estas políticas también deben integrarse en los procesos de negocio. Para garantizar una correcta difusión de la política de seguridad o las gestiones que se llevan a cabo en relación a los riesgos en los viajes, se pueden emplear varias herramientas de comunicación:
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Manual del empleado: incluye toda la información relacionada con la empresa, desde su historia, normas internas y externas, misión, valores, políticas de recursos humanos, organigramas, pautas de seguridad, etc. Se debe entregar al empleado cuando se incorpora a la compañía.
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Newsletters o publicaciones institucionales: tienen como principal objetivo informar a los empleados mediante revistas, periódicos, folletos internos, tanto digitales como en papel.
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Carteles: situados en puntos estratégicos donde haya más aglomeración de empleados, como la cafetería o entrada principal, y situado a vista de los mismos. Debe constar la fecha del cartel y ser actualizados constantemente.
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Circular: es un mensaje que se envía a toda la empresa o a las personas concretas a las que se quiere informar. Se pueden utilizar varios medios: correo electrónico, carta, blog, intranet, etc.
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Intranet: es la red de comunicación dentro de la empresa. Si se dispone de ella, es un buen canal de difusión de noticias entre los empleados.
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Email informativo: usando el email corporativo. Todos los trabajadores lo revisan diariamente, aunque es necesario especificar la importancia del email en el asunto.
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