Los gastos relacionados con el kilometraje de los que la empresa se hace cargo buscan cubrir todo aquello relacionado con el consumo, desgaste y otros gastos del vehículo durante los viajes de negocios. Ahora bien, hay elementos que no suelen ser cubiertos ya que se considera que no están estrictamente relacionados con el viaje de negocios.
Un ejemplo claro son las multas de tráfico y aparcamiento. Obviamente no se trata de un gasto en el que sea necesario incurrir para realizar el viaje en nombre de la empresa. Para ir bien, no deberían formar parte de los gastos habituales de un viaje de negocios -ni de cualquier otro- , aunque son misteriosamente parecen ser más comunes cuando se usan coches de empresa.
En el proceso para gestionar sanciones a vehículos de empresa, la DGT notifica la sanción a la empresa, que está obligada a identificar al conductor del vehículo. Finalmente la multa llega directamente al infractor. En caso de que se trate un vehículo de renting o leasing, se añade una fase más en que la empresa prestadora del servicio solicita la identificación del conductor a la empresa contratante. Todo este proceso resulta en un proceso de gestión lento y más largo para la gestión de las sanciones.
Por supuesto, quedan excluidos también los gastos de kilometraje de actividades no relacionadas con el negocio. Esto, por supuesto, es de cajón, pero es un caso bastante común. Se trata de una situación difícil de controlar. La dificultad de relacionar un viaje con una actividad laboral hace que en muchos casos las empresas pierdan visibilidad y control sobre este tipo de gastos.
Los gastos relacionados con el kilometraje son, a menudo, una de las fuentes más comunes de fraude en la gestión de gastos de viajes de empresa. Ejercer un control concienzudo es la única forma de evitar que se “hinchen” los kilómetros reportados y se intenten otros trucos. De todas formas, los costes -en tiempo y recursos- hace que a menudo las empresas tengan cierto grado de “manga ancha” con este tipo de gastos.
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