"Las cosas van cada vez más rápido, la factura electrónica se impone". Así de rotundo es Hugo Miranda, CEO de KeyANDCloud. En este artículo nos explica el porqué.
El grupo de expertos de la Unión Europea estima que los ahorros de utilizar la facturación electrónica podrían llegar a ser entre 5 y 15 euros en la emisión de cada factura y de 20 euros por factura recibida.
Muchas organizaciones piensan que no las necesitan, que lo suyo sigue siendo el papel, las fotocopias, los archivadores y los armarios. La facturación y la tesorería (la capacidad de generar efectivo) de la empresa, están directamente relacionadas. Si facturo mal y tarde, cobraré mal y tarde y mi tesorería se resentirá.
Si facturo con errores, como por ejemplo: error en los datos, CIF, direcciones, fecha, numeración del documento, dirección del cliente, errores en la descripción de los artículos o servicios, en las formas de pago, en los vencimientos, esta factura me la devolverán y la tendré que rehacer.
Por lo que perderé tiempo y recursos en modificarla, cobrare más tarde, pero además mi imagen de empresa quedara por los suelos y mi cliente insatisfecho, ya puedo ser el mejor del mundo en lo que hago, que si fallo en este campo, nos verán mal.
El hecho de facturar, no significa que cobramos automáticamente, debemos perseguir la mayoría de las veces al cliente. Así que si no les recuerdas a tus clientes que te deben dinero, cuando ha pasado el plazo de vencimiento de la factura, se harán los locos, siempre estiramos lo más posible los tiempos de los pagos. Esto si no lo haces afectara negativamente a tu tesorería y los costes financieros subirán.
Algunos consejos que pueden ayudarte:
- Factura cuanto antes, al terminar la entrega del producto o la prestación de servicio, no lo dejes para fin de mes, cuanto antes mejor, incluso los fines de semana, excepto que tengas un acuerdo con el cliente.
- Crea un presupuesto de Cobros y Pagos, es muy sencillo, dos listados por orden de fecha y mes, donde registraremos lo que tenemos que pagar y cuando o cobrar y cuando. Por favor incluye los pagos también aunque sean anuales, como el seguro del coche, el IBI, seguros generales, los recibos domiciliados, nos ahorraremos sorpresas a final de mes.
- Si las cosas no te salen como pensaste, es el primer indicador de que las cosas no van bien.
- Utiliza plataformas de facturación online, como www.keyandcloud.com, mucho de lo comentado aquí lo tendrás resuelto por muy poco dinero, y sin ser un experto contable o financiero.
- Analiza tus clientes, si tienes las fichas bien cumplimentadas, sobre todo los datos de la persona de contacto que realiza los pagos, ver las cantidades, rentabilidades, plazos y tiempo que han tardado en pagar, un cliente fallido normalmente te llevara a tener que aumentar márgenes comerciales y esto te subirá los precios. Incluye bien en la factura las condiciones de cobro, y si puedes pedir un adelanto de cierta cantidad mejor.
- Acepta todas las formas de pago posibles. Los cambios no nos gustan, nos dan miedo, preferimos seguir haciendo las cosas de la manera de siempre, pero en este caso, antes de que se convierta en obligatorio deberíamos tomar la decisión.
Estamos casi en navidades, es el momento adecuado para planificar el año que viene, una de las prácticas que nos puede ayudar, como hemos comentado, a no tener quebraderos de cabeza y adelantarnos a los acontecimientos es realizar una buena previsión de tesorería, pero también podríamos ver qué podemos hacer para cobrar antes y mejor, bajar los costes financieros, mejorar nuestra imagen, ser más eficientes, es decir, mejorar nuestros procesos de facturación.
Este post ha sido escrito por:
CEO en KeyANDCloud
