A final de mes, el departamento financiero ve su cantidad de trabajo duplicada por dos o tres veces debido a la tarea de la gestión de gastos de viaje. Si conseguimos que los pasos previos sean lo más ágiles posible evitaremos esta acumulación y se podrá dedicar más tiempo a revisar las hojas de gastos.
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¿Qué tareas tiene que realizar el departamento financiero?
Para llevar a cabo su papel en la gestión de los gastos de viaje, el encargado del departamento financiero debe:
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Revisar el trabajo del revisor para que se reembolse la cantidad correcta (último filtro)
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Tener los datos introducidos en el sistema de ERP, es importante tener todos los gastos informatizados para ejercer un mayor control
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Fotocopiar los tickets para evitar el deterioro de estos de cara a posibles auditorías
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Almacenar los documentos de gastos de viajes
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Tener el control de la contabilidad consiguiendo que cuadren todos los gastos
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Reembolsar a los trabajadores los adelantos de pagos que han hecho
El departamento financiero debe revisar el trabajo del empleado y del revisor para evitar errores.
Lo óptimo sería que el departamento financiero sólo se dedicará a introducir los datos en el sistema pero, por la complejidad del proceso, es mejor si se revisa el trabajo del empleado y del revisor. De este modo, evitamos errores que pueden duplicar el tiempo de trabajo.
El control de los gastos de viaje depende en gran medida del trabajo del departamento financiero por esto es muy importante que exista un gran dominio del proceso por parte de esta división de la empresa.
