Las ventajas de los eventos o viajes de incentivos son muchas: refuerza los vínculos entre compañeros y mejora las relaciones, se refuerza el rol de cada persona dentro de la empresa, se relaciona a la empresa con experiencias positivas y agradables, se genera empatía y tolerancia entre los asistentes… Pero para eso es necesario una buena organización previa, tarea del Travel Manager de la empresa.
Un evento o viaje de incentivo puede ser un concepto muy variado: desde una actividad de unas pocas horas hasta un gran viaje internacional. Existen incontables tipos de incentivos: actividades de aventura o deportivas, como salidas a caballo o piragüismo, actividades grupales al aire libre, como yincanas o rutas, actividades culturales como visitas a museos o a espacios históricos, de ocio “clásico”, estancias en buenos hoteles con actividades complementarias, actividades de voluntariado, como plantación de árboles o estancias en países en vías de desarrollo...
Para elegir bien el tipo de viaje de incentivo, es importante valorar primero una serie de factores: Tener en cuenta que tiene que ser una actividad o un viaje de acuerdo a los valores de la empresa, ya que va a transmitir mucho al respecto entre trabajadores, proveedores u otros asistentes. También organizar con cuidado el reparto entre actividades de ocio y actividades de negocio, y tenerlo en cuenta a la hora de elegir el destino. El presupuesto disponible, por supuesto, tiene que tenerse en cuenta, pero estudiando bien los costes: por ejemplo, si nos planteamos un viaje internacional, puede ser buena idea elegir fechas fuera de temporada para tener mejores tarifas. Otro factor importante es tener en cuenta las características de los asistentes: si serán mayoritariamente jóvenes o más maduros, si hay mucha diferencia de edad, más mujeres que hombres o viceversa… Estos datos pueden ser influyentes para que el programa del evento o viaje sea un éxito.
Es importante elegir bien a los proveedores. Existen muchas fórmulas o packs que pueden ajustarse a las necesidades de la empresa, pero es importante valorar la posibilidad de un viaje de incentivo a medida: así será más acorde con los valores y la filosofía de la empresa, personalizado y se adaptará perfectamente a todos los factores y necesidades a tener en cuenta.
Si queremos que los viajes de incentivos tengan (buen) impacto, tenemos que intentar no ser repetitivos, sino buscar actividades nuevas y creativas, que no aburran a los asistentes. Los trabajadores, o proveedores, o clientes, que asistan, tienen que estar bien informados con los datos del evento: horarios, itinerarios, etc. Así además se generará expectación al respecto.
Además, una vez pasado el evento, se puede propiciar que el recuerdo positivo quede en las memorias, siguiendo en contacto con los participantes, recordando buenos momentos (compartiendo fotos por ejemplo), y así preparar el terreno para el siguiente evento que se organice.
