Son muchos los trabajadores que realizan desplazamientos profesionales y que tienen que rellenar cada mes una hoja de gastos. Este proceso, que parece simple, puede mejorarse y ser más eficiente si se tienen en cuenta una serie de buenas prácticas o de consejos, tanto por parte del trabajador que reporta sus gastos, como por parte de la empresa que los revisa y valida.
1) Revisar las políticas de gastos en caso de duda
Este consejo será útil para una mejor gestión tanto por parte del trabajador viajero como del administrador supervisor. El primero tiene que conocer las políticas de gastos de su empresa para rellenar la hoja de gastos de la forma más correcta posible. Esto ahorrará tiempo al supervisor. Y este tiene que conocer al detalle esta política para poder revisar de forma clara los gastos, aplicando el criterio corporativo y no un criterio personal.
2) No esperar al último momento
Para los reportadores de gastos, más vale no esperar al último día para preparar la hoja de gastos, ya que en caso de encontrarse con un imprevisto la falta de tiempo puede ser un problema añadido. A medida que se van generando los gastos, es mejor rellenar la nota con los campos correspondientes. Además, de esta manera nos evitaremos olvidos y despistes.
3) Conservar y preservar los justificantes originales
No solamente hay que guardar bien los justificantes, ya que la mayoría de empresas, como es comprensible, no reembolsan gastos sin la documentación necesaria. Además, también hay que conservarla en buenas condiciones. Es decir, que no se rompa, o intentar que el roce o el desgaste (en un bolsillo, por ejemplo), la dañen o la borren. El supervisor también tiene que conservar y preservar bien archivados estos documentos, ya que en caso de una inspección pueden ser requeridos.
4) Integrar la gestión con otros sistemas
En este caso, esta práctica es aplicable a los supervisores. La gestión de las hojas de gastos de viaje no tiene porqué ser una “isla” dentro del conjunto de la gestión empresarial. Si se integra con otros procesos, como contabilidad, CRMs, etc, ayudará a tener una visión más global y clara de la realidad de la empresa.
