Consejos para mejorar la gestión del tiempo y aumentar la eficiencia

Hoy en día la gestión óptima del tiempo es esencial ya que se nos exige más y más productividad. Cuando gestionamos adecuadamente nuestro tiempo y planificamos nuestras tareas, nuestra productividad se dispara y mejora la calidad del trabajo. En este post te ofrecemos varios consejos.

Aunque parezca obvio,  las agendas son las mejores herramientas para planificar nuestro día o semana de trabajo. De esta forma tan simple, podrás organizar y priorizar  todos tus quehaceres además de compromisos y reuniones. Llévala siempre contigo para apuntar los compromisos que surjan durante la jornada y revisarla de tanto en tanto.

Antes de entrar en faena, deberías establecer tus objetivos. No olvides que deben ser ambiciosos pero también alcanzables y realistas para que no te desanimes si no tachas todas las obligaciones programadas para el día.  En función de estos objetivos, planificarás tus tareas. Sería conveniente que identificaras con antelación todas las tareas que debes realizar para alcanzar cada uno de los objetivos.

Tu agenda te permitirá visualizar toda la información y priorizar. Así, verás cuáles son las más importantes, cuáles son las más urgentes y determinarás el tiempo estimado para cada una de ellas.

Consejos para gestionar tu tiempo de manera efectiva

• Márcate objetivos diarios y visualízalos: Parece una tontería, pero es fundamental. Mientras desayunas, haz un repaso a tus tareas y clasifícalas como tareas clave, citas y reuniones, proyectos… Es una forma de “calentar” tu cerebro.

• Empieza tu día con las tareas más importantes: Como ya sabes a estas alturas, no todas son iguales. Hay algunas que requieren una atención especial, una gran capacidad de concentración y un alto consumo de energía. Identifica dichas tareas, asigna dos o tres para cada día y comienza con ellas.

• Bloquea las distracciones: Es importante tratar de evitar las distracciones mientras completas tus tareas, pero esto es especialmente relevante cuando estás trabajando en las más importantes.  Es preferible ejecutarlas por la mañana, ya que tu mente está más fresca. Si es necesario, apaga teléfono, avisa a tus compañeros de oficina… Todo lo que necesites para trabajar las horas necesarias sin interrupciones.

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  Saca partido a tus tiempos muertos: Los tiempos muertos son momentos de espera que surgen a lo largo del día. Por ejemplo, acabas antes una tarea, se retrasa una reunión o esa reunión termina antes de lo que esperabas.  Intenta obtener el máximo rendimiento de esos ratos y haz “microtareas”. Puedes enviar un email, hacer una llamada que tenías pendiente, o en definitiva, completar cualquier trabajo siempre y cuando te lleve poco tiempo.

• Gestiona adecuadamente tu email: Aunque muchas veces parezca mentira, tu trabajo no es revisar constantemente tu email. Márcate tiempo y revisa tu bandeja de entrada 4 veces al día.

• El Whatsapp: Es un verdadero agujero negro del tiempo. Si hace falta, guarda tu móvil en el cajón de tu escritorio. Verás cómo lo agradecerás.

• Por último, concéntrate en una sola tarea al mismo tiempo.

Con estos simples trucos comprobarás que aprovechas tu jornada laboral mucho mejor. Y no olvides que para gestionar tu tiempo correctamente, no hay nada como la práctica.