La contabilidad de gestion consiste en la utilización, análisis e interpretación de la información obtenida de la contabilidad financiera de cara a la adopción de decisiones, como por ejemplo la elaboración de presupuestos. Estos presupuestos tienen que ajustarse a las necesidades de cada departamento y ser realistas, porque en caso contrario su cumplimiento resultará muy complicado. Te explicamos algunos aspectos a tener en cuenta en la contabilidad de gestión para la realización del presupuesto de gastos de viajes de tu empresa.
Los gastos de viajes son inherentes a la actividad comercial, por lo que casi cualquier empresa tendrá que afrontar gastos de desplazamiento. Pero a menudo esto no se tiene en cuenta a la hora de realizar el presupuesto anual de Recursos Humanos, o bien simplemente se calcula de forma muy aproximativa. Una de las razones es la falta de información clara.
En primer lugar, para saber cuánto asignar a esta partida presupuestaria hay que tener una idea exacta de lo que se ha gastado durante el ejercicio anterior, o varios de ellos; el gasto total pero también la media por cliente y por proveedor. Desplazamientos a reuniones, comidas o cenas con los clientes, dietas y pernoctaciones de los comerciales, son algunos de los gastos a tener en cuenta para este cálculo, que nos servirá de base y de referencia para la realización del presupuesto.
Tendremos que valorar también este importe que se ha destinado a viajes de negocios. ¿Se puede ahorrar en algún aspecto, como por ejemplo en el tipo de hotel? ¿Hay previsión de que aumenten los precios del transporte, de la restauración, etc.? Son algunas de las preguntas que nos tenemos que hacer para saber si el gasto medio del próximo ejercicio será similar a éste, o bien si habrá variaciones.
Además, la empresa es un ente cambiante, activo, por lo que suponemos que la actividad comercial no será la misma todos los años. ¿Se prevé que la cifra de negocios aumente, disminuya? ¿En qué proporción? En este sentido, tener una correcta contabilidad de gestión nos será muy útil para saber si se tendrá que destinar más recursos a Business Travel o no.
Una vez tengamos toda esta información sobre la mesa, elaborar el presupuesto será mucho más fácil, ya que podremos tomar decisiones con un conocimiento real de las necesidades económicas de la empresa en cuanto a viajes de empresa.
