Cada vez es más habitual que las empresas se internacionalicen y en consecuencia, que tengan trabajadores en movilidad por todo el planeta. A menudo estos viajes de empresa tienen como destino países fuera de la Unión Europea, con una divisa diferente al euro. En estos casos, como es normal, las facturas de las notas de gastos de los empleados en desplazamiento estén también en otra divisa, lo que puede generar dudas y problemas en cuanto a contabilidad nominas.
Obviamente, no se puede hacer el apunte contable en los libros de contabilidad de una empresa española en dólares, libras, yenes, pesos o cualquier otra moneda que no sea el euro, la utilizada en el resto de los libros de contabilidad. Por eso se tendrá que hacer esos apuntes de la contabilidad de nóminas con el valor equivalente en euros al gasto realizado.
Ahora bien, los cambios de divisas fluctúan muy a menudo, y esto puede repercutir notablemente en el cálculo del importe equivalente entre ambas monedas. Esta situación podría generar una contabilidad de nóminas incorrecta, además de problemas en la liquidación de los gastos de viajes de empresa. Por esto, se tiene que tomar como referencia el tipo de cambio oficial del momento en que se ha realizado el pago, no el del momento de realizar la contabilidad.
Hay que tener en cuenta que si se anticipa una cantidad de dinero al trabajador que tiene que desplazarse en divisas extranjeras, la situación cambia. En este caso, se tendría que contabilizar el gasto con el tipo de cambio del momento de la compra de las divisas, no en el momento de la transacción que ha generado la factura.
Actualmente, existen herramientas de gestión de gastos de viajes de empresa, como Captio, que facilitan estas tareas multimoneda. Captio ofrece la posibilidad de gestionar varias divisas y realizar cambios de forma automática de las facturas de los empleados en desplazamientos de negocios. Esto permite agilizar tanto la gestión y contabilización de ese gasto, como también su liquidación para el trabajador.
