Como ya sabrás, organizar un evento corporativo supone tener que gestionar muchos costes y muchas partidas presupuestarias. Si no se maneja con cuidado, el gasto puede dispararse, y a veces incluso sin que se sepa muy bien por qué. Por eso controlar los gastos resulta imprescindible en la organización de un evento de empresa.
Las empresas no organizan eventos porque sí, sino que esperan obtener de ello algún beneficio, más financiero (cerrar contratos, conseguir nuevos clientes…) o menos (aumentar la red de contactos, mejorar el posicionamiento o la imagen de la empresa…). Por eso, antes de empezar la organización, se debe definir claramente los objetivos, para luego poder calcular el ROI, o retorno de la inversión. Esto ayudará a saber si realmente ha sido rentable o no.
A veces, por querer quedar bien, se tiende a cuidar mucho el continente, la forma del evento en sí. Mucho detallismo, estar a la última, hacer algo realmente vistoso… Pero por desgracia a veces esto va en detrimento del contenido. Antes de empezar a gastar en cosas como por ejemplo hacer el evento en cierta ubicación, tener una determinada decoración, o incluso invitar a algún asistente “estrella”, hay que pensar si realmente compensa.
Otra buena idea para mantener los costes a raya es buscar algún colaborador en la organización del evento. Seguramente habrá otras empresas relacionadas con el mismo sector sin ser competencia que estén interesadas en tener presencia en el evento. A cambio, se puede acordar compartir gastos. O incluso llegar a acuerdos con proveedores, para lograr un mejor precio a cambio de publicitar su imagen durante el evento.
Saber optimizar también será imprescindible para controlar los gastos al organizar un evento. Por ejemplo, optimizar el tiempo para que dure 3 días en vez de 5. O bien si hay ponentes o asistentes que tienen que realizar largos viajes y a los que tenemos que pagar el desplazamiento y el hotel, optar por videoconferencias a través de alguna plataforma especializada.
