Las políticas de gastos son fundamentales para una gestión eficiente de los gastos de viajes de empresa. Pero el cumplimiento de este conjunto de directrices suele ser un quebradero de cabeza, tanto por parte de la empresa como por parte de los trabajadores.
Una forma eficaz de conseguir el cumplimiento de la política de gastos pasa por convencer a los que tendrán que aplicarla, en vez de imponer. Este proceso tiene varias vertientes.
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Comunicación
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Adaptación
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Seguimiento
El proceso de implantación de las políticas de gastos tiene que empezar con un paso básico: la comunicación. Debemos asegurarnos que comunicamos estas políticas correctamente a las personas que tendrán que cumplirlas, o sino no tendrá ningún sentido. Es necesario, por ejemplo, que este conjunto de normas estés plasmadas en un documento claro y conciso, y además que los empleados lo puedan consultar en cualquier momento. No sirve de mucho un manual, si cuando necesitan aplicarlo estando de viaje de empresa, lo tienen olvidado en un cajón de su despacho. En este sentido, la digitalización de la documentación puede ser muy beneficiosa.
Otro punto clave es que esta comunicación tiene que ser bidireccional. Es decir que la empresa también tiene que escuchar lo que los empleados tienen que decir sobre las normas que ellos tienen que aplicar. Y esto nos lleva a la adaptación y consenso.
La política es algo vivo, no estático. Tiene que ser revisada frecuentemente, para adaptarse a los cambios que puedan surgir, tanto internos como externos. En este sentido, es necesario poder contar con la opinión y valoración de los empleados. Será mucho más fácil que apliquen unas normas si han participado en su elaboración, y en cierto modo se han consensuado para que cumplan sus necesidades y las de la empresa.
Finalmente, el seguimiento de estas directrices es muy importante. Si no hacemos un seguimiento estamos restando importancia a esta política de gastos, y nos arriesgamos a que algunos la apliquen “a su manera”. Para esto, las nuevas tecnologías son una herramienta muy poderosa, como por ejemplo con Captio, en que se puede tener incluso un seguimiento en directo muy detallado de los gastos de viajes, tipos, importe, etc.. Otro ejemplo es a través de redes sociales corporativas, que pueden lograr un feedback y una interacción real entre empresa y empleado.
