Los modelos que las empresas adoptan para gestionar los gastos relacionados con los viajes varían dependiendo de la cultura, sector y características de la organización. Descubre a continuación cuál se adapta mejor a los intereses de tu empresa.
Cada empresa debe elegir el modelo que mejor se adapte a sus intereses y a los intereses de sus trabajadores. Entre los modelos de gestión de este tipo de gastos encontramos tres destacados:
- Modelo fijo. En este caso la empresa fija una cantidad para uno o un conjunto de gastos. De esta forma, la empresa renuncia a un control exacto del gasto para facilitar las tareas relacionadas con la revisión y validación de los gastos de viaje. La dieta se convierte en una asignación máxima de la que el trabajador puede disponer para sufragar un gasto de empresa.
- Modelo por gasto. En este caso, el gasto se debe justificar mediante un comprobante y/o factura. Por tanto, existe mayor visibilidad sobre la cantidad del gasto y se reembolsa de forma exacta, pero las tareas de revisión se complican, ya que es necesaria la gestión de todo este material adicional que sirve como comprobante.
- Modelos mixtos. En algunos casos, algunos gastos se gestionan con dietas y otros en base a comprobantes. Otro caso es aquel en que hay una dieta establecida pero se ha de justificar con un conjunto de tiques. La empresa elige si remunera por la cantidad exacta que conforma la agrupación o redondea la cifra a la cantidad concreta que supone una dieta que, por otra parte, marca la cifra máxima que el gasto puede alcanzar.
Asimismo, como estos pagos pueden llegar a suponer un gasto importante para la empresa, hay que tener en cuenta cuáles son los beneficios que podemos conseguir si los gestionamos de manera adecuada. En este sentido, el uso de una plataforma digital de gestión de gastos de viaje siempre es recomendable sea cual sea el modelo de gestión definido por la empresa. Una mayor eficiencia en la gestión de este tipo de gastos posibilita ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, además de aumentar la posibilidad de detección y subsanación de errores e irregularidades.
