A menudo, a la hora de plantearse la organización de un evento, el pensar cómo hacerlo sostenible puede parecer una tarea demasiado complicada, por lo que se prefiere evitar. Otras veces, aunque la empresa está interesada, puede ser un concepto demasiado etéreo, que no sepa exactamente cómo concretarlo. Tanto para un caso como para el otro, te proponemos una serie de medidas fáciles de aplicar a tener en cuenta para que puedas organizar eventos sostenibles.
Un primer punto interesante es la aplicación de una filosofía “paperless”, tanto en la organización del evento como durante el evento en sí. Esto se puede concretar de muchas maneras. Por ejemplo, las invitaciones al evento, las confirmaciones y el envío de la documentación necesaria a los participantes, como acreditaciones o programas de actos, pueden gestionarse íntegramente en formato digital. Con los smartphones y demás dispositivos móviles, la inmensa mayoría de profesionales están conectados en permanencia, por lo que tener toda esta documentación en una intranet, en su correo electrónico, etc, les será muy cómodo y evitará que se tengan que imprimir más y más hojas de papel. Los dossiers y demás material de charlas o ponencias, encuestas o sondeos de opinión, etc., es decir, toda la documentación que se genera durante el evento en sí también puede seguir estos criterios.
Si los asistentes al evento tienen que alojarse en algún hotel, lo mejor es buscar uno que esté lo más cerca posible del lugar donde se celebra el evento. Así, se reducirá el gasto en transporte, ya sea con coche propio o de empresa, taxi, transporte público, etc. En caso de no poder disponer de alojamiento cercano, no es mala idea gestionar algún acuerdo con medios de transporte locales para favorecer su uso entre los asistentes.
En cuanto a la restauración, hay que optar siempre por el consumo responsable, fomentando el uso de productos locales. Tanto si se contrata un catering como si se recurre a restaurantes o establecimientos cercanos, hay que negociar con éste el tipo de menú o productos que ofrecerá.
Otro factor a tener en cuenta, si se tiene que poner stands, es que estos estén hechos con material reciclado. Idealmente, tienen que poder reutilizarse para futuros eventos, ya sea por la empresa organizadora, si puede quitar logos y demás de los stands, o sino entregándolos a los expositores para que puedan darle algún uso.
Finalmente, la gestión de residuos es tan básica como a menudo olvidada. Si queremos organizar un evento que sea realmente sostenible, tenemos que asegurarnos que los residuos que queden al finalizar el evento sean reciclados y tratados correctamente, no simplemente echados a la basura.
