Es habitual que algunos gastos se documenten mediante la factura simplificada. Esto conlleva una menor gestión administrativa frente al requerido por las facturas completas u ordinarias. Sin embargo, hay que tener en cuenta ciertas reglas para poder deducir el IVA.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que no es posible realizar factura simplificada en todas las ocasiones. Existen ciertas condiciones que regulan la posibilidad de expedirla. La lista de supuestos está detallada aquí.
Debido a que normalmente se trata de cantidades reducidas, se tiende a considerar estos gastos emitidos en facturas simplificadas como de segundo orden. Sin embargo, se trata de conceptos de gasto completamente habituales para las empresas, de forma que la suma suele ser más que respetable.
Hay que tener en cuenta que no todas las facturas simplificadas podrán usarse como justificante para la deducción del IVA.
Conviene recordar que es necesario asegurarse de que tanto el IVA desglosado como los datos del receptor aparezcan reflejados. Es un caso típico en el que se va a un restaurante y no se pide la factura de la comida, pensando que con el extracto de la tarjeta de crédito es suficiente. Sin embargo, esto no es cierto.
Sin el adecuado soporte documental se pierden todas las garantías que una factura válida nos otorgaría, tanto del pago realizado como para futuras reclamaciones o desgravaciones y también a nivel de contabilidad de la empresa.
- Expedidos en establecimientos de hostelería, frecuentemente como justificación de dietas por comidas y alojamiento fuera del centro de trabajo,
- Suministro de gasoil o gasolina para vehículos utilizados en la empresa., estacionamientos en parkings, peajes de autovías, etc
- Adquisiciones y compras pequeñas : material de oficina, material de limpieza, ferretería, ...
Dependiendo del tipo de gasto habrá una cantidad de IVA asociada. En las dietas el IVA será de un 10%, en otros como el gasoil un 21%, así como en las adquisiciones y compras pequeñas. Lógicamente, en la devolución del IVA habrá un mayor margen de beneficio cuanto más IVA asociado haya en los gastos habituales de nuestra empresa.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Clara Vega
CEO de Témpora Consultores
Image(s): FreeDigitalPhotos.net
