No hay que confundir la deducibilidad de un gasto en el Impuesto sobre Sociedades con deducir el IVA de éste.
Para que un gasto sea deducible hay que considerar varios aspectos. El primero es que se trate de un gastos imputable contablemente. Este factor estará relacionado con que se trate de un gasto vinculado obligatoriamente con el desempeño de la actividad profesional. Por otra parte, deberá tratarse de un gasto que pueda ser imputable temporalmente (se puede imputar cuando se devenga, no valen gastos antiguos). Además, el gasto deberá estar correctamente justificado; un soporte documental válido deberá ser aportado para probar la naturaleza de éste.
Aunque se cumplan estos criterios, no se podrán desgravar aquellos gastos que expresamente se clasifican como no deducibles en el Real Decreto 4/2004.
Un ejemplo podría ser el caso de un multa de tráfico recibida durante un viaje de empresa. Dado que está directamente relacionada con el desarrollo de la actividad profesional, puede imputarse a nivel contable. Sin embargo, a nivel fiscal no es deducible, dado que se trata de una de las exenciones marcadas.
En caso de inspección por parte de la Agencia Tributaria es aconsejable tener claro el criterio que se ha usado para deducir cada gasto y argumentar en base a esto. Es conveniente tener la reglamentación presente y recoger toda la información necesaria sobre el gasto y sus circunstancias cuando se produce. Un problema en la inspección puede suponer no sólo eliminar lo desgravado sinó añadir recargos o incluso sanciones. A continuación se especifican las reglas a tener en cuenta en las situaciones de gasto más comunes.
- En el caso de los gastos de desplazamiento es necesario justificar el motivo del viaje. De este modo, es conveniente tener información para cada gastos de dónde se ha ido y con qué finalidad.
- En el caso de las dietas es similar debe existir información de dónde se ha producido el gasto y por qué motivo. Los gastos en dietas podrán deducirse si se producen en un destino diferente del habitual de trabajo y si no superan cierta cuantía. Las comidas “de lujo” se consideran liberalidades y quedan fuera de lo deducible.
- La ropa de trabajo puede deducirse si se trata de ropa serigrafiada, como en el caso de uniformes o ropa con finalidades publicitarias.
- En el caso de los vehículos se pueden deducir sus gastos pero debe quedar clara su dedicación a la actividad económica de la empresa.
- En caso de elementos de regalo publicitarios, será deducible si se trata de material efectivamente con fines publicitarios, por ejemplo incorporando serigrafiados el logo o teléfono de la empresa.
Es importante tener claros estos criterios ya que pueden influir en el proceso con el que nuestra empresa gestiona sus gastos, como por ejemplo asegurarse de que quien causa el gastos aporta toda la información necesaria relacionada con éste.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Clara Vega
CEO de Témpora Consultores
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