Gran cantidad de empresas deducen incorrectamente el IVA de sus gastos. El principal problema que tienen es que la mayoría de los justificantes de algunas tipologías de gastos no cumplen con la normativa exigida para tal fin. Existen soluciones para este problema.
La Agencia Tributaria remarca que, sólo se podrá deducir el IVA, si se justifica mediante facturas correctas y completas, es decir, que cumplan todos los requisitos exigidos en el RD de facturación. También se podrá desgravar el IVA justificado mediante facturas simplificadas que recojan gastos cuya tipología permita que se documenten en este formato.
El problema es que muchos de los gastos de empresa se declaran con justificantes que no cumplen estos requisitos. Es el caso, por ejemplo, de los gastos de viaje como gastos de restaurantes, gasolina, autopistas… La información requerida puede aparecer en alguno de ellos pero no es nada habitual que aparezcan los datos del receptor.
Si la partida que nuestra empresa destina a los gastos de viaje es elevada, el importe que se está perdiendo puede ser sustancioso. Los gastos de empresa suelen tener un 10% o un 21% de IVA, exactamente ese el ahorro que se está perdiendo.
Este problema puede solucionarse convirtiendo los tickets en facturas de las que sí puede deducirse el IVA. En los próximos capítulos se explicarán paso a paso los puntos para adoptar este proceso en la empresa. La idea es sencilla: reunir los justificantes de un mismo proveedor en un periodo determinado y crear una factura rectificativa que los sustituya.
Estos pasos se pueden resumir en lo siguiente.
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Selección y escaneado de facturas / justificantes
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Rectificación de facturas / justificantes
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Validación de facturas rectificativas con proveedores
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Contabilización de las facturas
El proceso exige establecer algunos nuevos flujos en la empresa pero hay un punto clave que es el de la validación de facturas. Esto puede hacerse directamente con cada proveedor pero resulta una tarea inasumible en la mayoría de casos. Como alternativa existe la posibilidad de contar con la ayuda de una organización que gestione acuerdos de facturación a terceros.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
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