La principal consecuencia de la puesta en marcha de un proceso de digitalización certificada de tiques y facturas es la eliminación definitiva del papel y su sustitución por archivos digitales. Este cambio lleva aparejado modificaciones de gran calado en los procesos y circuitos de trabajo.
En el presente artículo vamos a analizar las diferencias entre la gestión en papel y con archivos digitales, distinguiendo entre cambios relativos al formato, procesos de gestión y labores de supervisión.
Diferencias de formato
El formato papel es, en conjunto, más costoso que el digital puesto que al precio del papel en sí se le debe añadir:
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Material de archivo: cajones, estanterías, un espacio grande para guardar los documentos.
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Envíos por correo postal (sellos, sobres..).
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Servicios de mensajería externa.
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Servicios de mensajería interna.
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Gastos en personal contratado y horas de trabajo.
Se calcula que cada factura en papel genera un gasto medio de 6 €. Habría que añadir también un perjuicio para la sociedad en general: los problemas medioambientales relacionados con la tala de árboles y plantas para fabricar el papel.
Diferencias en el proceso de trabajo
La gestión en papel se caracteriza por:
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Proceso lento, complicado y laborioso.
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Introducción manual en los sistemas informáticos de la empresa (ERP y otros).
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Problemas adicionales por pérdida o deterioro del papel.
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Necesidad de realizar, clasificar y archivar fotocopias de los documentos.
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No es posible, o muy complicado, realizar una gestión unificada de los gastos.
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No se puede disponer de información actualizada a tiempo real.
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Proceso de liquidación a los empleados y proveedores lento e ineficaz.
Por el contrario, un proceso automatizado basado en la digitalización certificada de tiques y facturas tiene las siguientes características:
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Proceso eficiente, ágil y sencillo.
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Captura y procesamiento automático de los tiques y facturas en los sistemas informáticos de contabilidad y otros departamentos de las empresas.
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Optimización y rentabilización del tiempo de los empleados al eliminarse acciones muy mecánicas y de poco valor como la entrada manual de datos.
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Disponibilidad de copias digitales de forma instantánea ante un requerimiento de la Agencia Tributaria o cualquier otra necesidad de la empresa.
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Reducción de los tiempos de liquidación de facturas o notas de gasto de los empleados.
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Eliminación definitiva del papel con todas las garantías legales.
Diferencias en las labores de supervisión
La automatización de facturas mediante un proceso digital implica cambios muy importantes en lo que se refiere a las acciones de supervisión, en especial de las notas de gastos de los propios empleados.
Supervisión de facturas y tiques en papel
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Proceso de revisión lento, pesado, complicado e ineficaz, con muchos errores.
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Gestión de forma segmentada, parcial y desestructurada.
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No se pueden controlar los gastos de los empleados a tiempo real.
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Imposibilidad de implementar la política de gastos de la empresa de forma efectiva.
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Obligación de guardar, por normativa fiscal, los tiques durante 4 años.
Supervisión automatizada con digitalización certificada
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Proceso eficiente y fluido, sin apenas errores.
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Gestión centralizada, completa y estructurada.
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Control exacto y a tiempo real de los gastos de los empleados.
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Implementación efectiva y controlada de la política de gastos de la empresa.
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Posibilidad de programar sistemas de alertas para evitar fraudes o desviaciones del presupuesto.
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