En la digitalización de procesos administrativos pueden intervenir diferentes tecnologías que nos ayuden a agilizar tareas. ¿Cuáles son y en qué se diferencia cada una? Sigue leyendo y te lo contamos.
Estaremos de acuerdo en que la digitalización de procesos administrativos es una de las ventajas de las que disfrutamos gracias al avance tecnológico. Las ventajas automatizar procesos dentro de una empresa son muchas: nos permite aumentar nuestra productividad, al reducir el tiempo que dedicamos a tareas repetitivas y liberarnos horas para gestiones más rentables; reduce la probabilidad de equivocarnos, ya que un sistema digital automatizado es más fiable a la hora de mandarte alertas y recordatorios; mejora los canales comunicación interna y la organización intraequipos y reduce los costes operativos, suponiendo en líneas generales un ahorro para la empresa que lo aplica. En resumidas cuentas, te animamos a apostar por agilizar tus procesos administrativos con la automatización.
Un ejemplo perfecto de ello es Captio. Se trata de una herramienta de gestión de los gastos de empleado con la que puedes digitalizar gastos como las dietas y kilometraje de los miembros de tu equipo, además de generar informes automáticamente, facilitar la conciliación bancaria y diseñar flujos de aprobación a distintos niveles que te ahorran errores y tiempo.
Al igual que Captio, existen otras muchas herramientas que te echan una mano en la automatización de procesos pero, ¿sabes exactamente cómo funcionan? ¿Y qué tecnología usan? Nosotros hemos identificado 3 tipos de automatización de procesos más habituales según la guía de Addalia y queremos señalarte sus diferencias y similitudes entre sí, para que profundices a un nivel técnico mayor cómo funciona la digitalización en tu empresa y qué alternativas tienes a tu alcance. Son estas:
Los 3 tipos de automatización de procesos y su tecnología
Macros
Las macros son una serie de funciones que nos permiten automatizar tareas repetitivas y acciones complejas tanto en bases de datos como en aplicaciones de negocio y todo tipo de sistemas informáticos. Diríamos que es el proceso tecnológico más popular, y lleva en activo desde hace varias décadas. Los macros funcionan como un atajo del teclado: unen una secuencia de tareas y procesos para que cuando sé de la orden que corresponda este comando se ponga en marcha. Así conseguimos que los recursos humanos al cargo no tengan que estar pendientes de cada actividad, sino que puedan programar algunas de ellas para que se realicen automáticamente.
Usar macros nos ayuda a reducir la barrera de conocimiento para trabajar con procesos complejos, y facilita que profesionales de áreas menos técnicas se hagan cargo del análisis de datos, por poner un ejemplo. No obstante, debemos tener en cuenta que el grado de automatización de los macros es limitado y específico a determinados procesos, y sigue necesitando una persona que programe y supervise estas acciones.
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Automatización de procesos IT
Las siglas en inglés de este proceso de automatización con ITPA. La automatización IT avanza bastantes pasos en relación con los macros, ya que mejora nuestra eficiencia al reducir el trabajo manual en la medición y ejecución de tareas que consideramos rutinarias. La ITPA se usa sobre todo en los departamentos de informática y coordina a la perfección los diferentes flujos de trabajo y procesos multifuncionales. Tiene una mayor capacidad que los macros para realizar automatizaciones integrales que integran varias capas de tecnología, del backoffice al UX y la experiencia de usuario.
La automatización ITPA también te da coherencia entre las distintas versiones de software que puedas tener y estandariza todas las tecnologías de la empresa con determinados protocolos. Y muy importante: cuando haya una caída del servicio, esta automatización que proporciona el ITPA aligera muchísimo más la resolución de los problemas.
Automatización robótica de procesos
Por último tenemos la RPA o automatización robótica de procesos. La inteligencia artificial pone a nuestra disposición robots que se encargan de tareas administrativas de todo tipo, siempre que sean 100% automatizables y no necesiten de pensamiento más “creativo”. La RPA se diferencia del resto de digitalizaciones de procesos productivos que hemos mencionado anteriormente en que su flexibilidad e integración con los flujos de trabajo es mucho mayor. A ojos de los demás puede parecer que hay un trabajador más encargándose de estas tareas, pero en realidad es un robot.
No todos los procesos RPA son iguales, por supuesto. Hay algunos en los que los robots trabajan con datos estructurados y procesos basados en reglas y, por otro lado, los hay que gestionan procesos no tan definidos en base a análisis de probabilidad. Este segundo caso sería el que incorpora la inteligencia artificial a su desarrollo, abriendo infinidad de nuevas posibilidades.
Este es un resumen de los principales tipos de automatización de procesos que, como habrás podido observar, han ido evolucionando a lo largo del tiempo y añadiendo nuevas funciones y ventajas a los modelos anteriores. No obstante, el objetivo es el mismo: ser un facilitador de procesos, ayudarte a ser más productivo y hacer crecer tu empresa con la ayuda de un impulso tecnológico.
