Nuevas herramientas siguen apareciendo y evolucionando en el ámbito de los viajes de empresa. Las posibilidades que se abren con la adopción masiva de nuevos dispositivos han hecho cambiar la forma en la que se gestionaban multitud de procesos relacionados con la gestión de gastos de empresa.
Unas herramientas que han abierto un nuevo abanico de posibilidades para los viajeros de negocios han sido los smartphones y tablets. El acceso permanente a Internet ha hecho posible una comunicación prácticamente ubicua con la empresa que ha cambiado las reglas del juego en el viaje y como se gestiona. Mientras que algunas posibilidades son ampliamente conocidas y han sido adoptadas en multitud de empresas, algunas continúan siendo poco populares.
De forma general, el acceso a la información requerida durante el viaje está disponible en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto influencia el acceso del viajero a recursos como reservas de hoteles, información de vuelos, horarios, calendarios… Un ámbito interesante donde juega un papel especial es en la gestión de riesgos. La empresa dispone de una canal que le permite identificar en cualquier momento dónde se encuentra determinado trabajador y puede proporcionarle información y asistencia en situaciones de emergencia. Otra vertiente es el papel que puede jugar la tecnología en el llamado engagement, que se podría definir como el compromiso o seguimiento que el trabajador hace de las reglas marcadas en el programa de viajes de la empresa. Esta nueva forma de relacionarse posibilita nuevos caminos para la educación y el control del cumplimiento de lo estipulado.
Hablando de soluciones para ámbitos concretos, las herramientas de reserva online siguen con su auge en el mercado. Según un estudio de CWT, las empresas consiguen reducir entre un 5 y un 15% sus costes de viajes usando este tipo de herramientas. El aumento de las posibilidades que ofrecen y la posibilidad de gestionar los viajes de una forma cada vez más completa a través de un único entorno son bazas de peso que explican su popularidad.
Por su parte, la gestión de gastos es un campo donde se han abierto nuevas posibilidades gracias a la generalización del uso de estos dispositivos en los viajes de empresa. Dado que disponen de cámara, se puede utilizar como vía para digitalizar información que anteriormente se encontraba en papel. Los tickets de los gastos no reservados con antelación son un ejemplo.
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