La hoja de gastos es una herramienta indispensable para gestionar los gastos empresariales. Pero más allá de la creación y supervisión de la hoja de gastos se abre otro estadio, igualmente útil e interesante para la empresa, la análisis de los datos. Descúbrelo a continuación en el siguiente post.
En la gestión empresarial, disponer de información actualizada y de calidad puede aportar grandes ventajas a la hora de tomar decisiones y detectar puntos de mejora y oportunidades de ahorro. Para ello, la hoja de gastos puede ser una fuente de información muy importante y valiosa, siempre que se sepa aprovechar bien. Los indicadores clave de rendimiento (KPIs por sus siglas en inglés), tienen que aportar información fundamental en el proceso de toma de decisiones. Así que la empresa tiene que empezar por identificar los indicadores clave que le interesa analizar. Hay que tener en cuenta que los mismos datos se pueden analizar de distintas maneras. Por ejemplo, los gastos se pueden analizar de forma vertical u horizontal. Si se analizan de forma vertical, se enfoca a detectar puntos de mejora de procesos: patrones, situaciones comunes de gastos, tendencias, proveedores, etc. En cuanto al análisis horizontal, está más centrado en el gasto del individuo o incluso por departamentos: importes, en qué se hace el gasto, patrones, evolución, cumplimiento de las políticas de gastos, etc. También es posible combinar ambos análisis, es decir un análisis vertical de los gastos por trabajador o por departamento, que agrupe la información en categorías para analizar por separado conceptos concretos.
Es habitual que el analista quiera disponer de mucha información y muchos datos distintos. Pero hay que pensar en el tiempo que le supondrá al trabajador en movilidad reportar estos datos. Sobre todo cuando es un proceso manual, el reporte de datos puede ser muy lento, ocupar mucho tiempo de los trabajadores de forma poco productiva. Por tanto, una solución digital de gestión de gastos puede convertirse en la mejor aliada tanto del analista como del reportador ya que mejorará el orden y control sobre los gastos.
Finalmente, cabe destacar la importancia de realizar comparativas eficientes que permitan interpretar con facilidad la evolución de los gastos y corregir el rumbo en caso de ser necesario. Una fase, a priori, compleja de la gestión de gastos que puede convertirse en una tarea fácil a través del uso de la hoja de gastos 3.0.
