Buscar alternativas, como las videoconferencias, elaborar políticas de gastos más restrictivas o automatizar el proceso de gestión son algunas de los mecanismos de ahorro en gastos de representación más habituales. Sin embargo, muchas veces no se tiene en cuenta otro sistema que puede ofrecer las claves para encontrar nichos de optimización de presupuestos muy eficaces: el análisis de gastos.
Ligado a los procesos de automatización de gastos de representación (desplazamientos, viajes, comidas, cenas, invitaciones y detalles a clientes, etc.) se encuentra la posibilidad de analizar exhaustivamente los datos históricos y actuales sobre gastos, estableciendo filtros y diferenciaciones por clientes, proyectos, conceptos, etc.
Cómo ahorrar mediante el análisis de los gastos
El análisis de los gastos durante un periodo de tiempo y/o concepto determinado ofrece las siguientes ventajas:
Detección de áreas de mejora en las políticas de gastos
En ocasiones, las políticas de gastos están incompletas o presentan defectos que provocan gastos innecesarios o susceptibles de un mayor y mejor control. Por ejemplo, establecer un tope en las invitaciones a comidas con los clientes.
Un simple proceso de auditoría de estas políticas puede sacar a relucir problemas de este tipo, que una vez corregidos pueden significar un importante ahorro al cabo del año para la empresa.
Las propias aplicaciones de automatización de procesos de gestión de gastos incluyen la generación de análisis, por lo que no implica una gran carga de trabajo adicional ni la inversión de mucho tiempo
Petición de rebajas o condiciones ventajosas a ciertos proveedores
Un informe anual dividido por conceptos y distribuidores nos puede alertar sobre un gasto anual importante en una determinada cadena de restaurantes o en una empresa de parkings. Pasando esta información a los profesionales del departamento de compras o través del travel manager, tendrán argumentos suficientes para conseguir con facilidad ofertas o condiciones ventajosas por parte de los proveedores de estos servicios.
Fomentar ideas de ahorro
Un buen análisis de los gastos de representación habituales de una empresa puede generar ideas para ahorrar que no se le habían ocurrido a nadie con anterioridad. Por ejemplo, compartir coches de empresa entre varios empleados, lo que se conoce como car sharing, o alquilar vehículos a largo plazo en vez de hacerlo para intervalos muy cortos o comprarlos.
La crisis económica sigue vigente, por lo que las empresas deben buscar las posibilidades de ahorro en todos los campos posibles y utilizando todos los mecanismos a su alcance. En este sentido, las posibilidades analíticas de las aplicaciones y los software de automatización son ideales de cara a encontrar opciones de control de gastos menos conocidas, pero de gran eficacia.
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