La semana pasada hablamos de dos aspectos relativos a los contenidos de los eventos corporativos: la idea y los recursos multimedia. A continuación, vamos a tratar las actividades colectivas y los recursos humanos externos, que son las dos líneas o vectores que cierran el proceso de reflexión sobre el contenido cuando se trata de organizar un evento.
3) Las actividades colectivas
Los asistentes a un evento, especialmente cuando se trata de un acto de carácter interno, no pueden convertirse en meros espectadores pasivos. Tienen que implicarse y participar de manera protagonista para romper el hielo, fomentar relaciones y ayudar a completar el conjunto de contenidos de la acción comunicativa. Si no es así, el acto habrá resultado fallido e incompleto y no se habrán conseguido las metas y objetivos en todo su nivel y potencial.
Este tipo de actividades dinámicas y grupales, conocidas también como team building, pueden configurar por sí mismas el acto en su totalidad, como una ginkama o un taller de cocina o de botánica o ser solo una parte del evento, por ejemplo una interactuación inducida con los ponentes, una votación o el envío de comentarios a través de algún medio digital.
La formación experiencial
En ocasiones, en determinados actos la frontera entre lo lúdico y lo formativo se diluye, teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formación experiencial, que son herramientas muy eficaces para mejorar competencias y habilidades.
La formación experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la empresa. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema, por ejemplo de comunicación o de ausencia de un líder destacado, en el conjunto de los empleados de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Consiste en poner en marcha algún tipo de taller o construcción de un proyecto conjunto y observar el comportamiento de las personas. Esto permite sacar conclusiones a posteriori, discutirlas en grupo y detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la empresa.
4) Los recursos humanos externos
Se trata de contratar a profesionales para dinamizar el acto, entretener, aportar valor añadido, capta la atención y sorprender. Estos recursos humanos adicionales ayudan enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compañía, por lo que cada vez son más utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.
Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas, conocidas o con gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que realicen intervenciones de carácter «formal». Dentro de este grupo se encontrarían: gurús o teóricos de una determinada materia y también, profesionales o exprofesionales de prestigio en una actividad laboral o deportiva.
En una línea de actuación totalmente distinta, y con distintos objetivos, muchas veces se recurre a speakers, presentadores o conductores, humoristas o artistas que sirven para dar una visión del evento mucho más desenfadada y cercana al show.
Los organizadores más atrevidos se atreven a ir un paso más allá y llegan incluso a organizar gags con actores especializados en comunicación corporativa para explicar ideas y conceptos de manera teatralizada y humorística.
Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofía de la empresa y que sepa utilizar, en su justa medida, los recursos y herramientas existentes (profesionales de la animación, alta tecnología y actividades colectivas) es una garantía de éxito para los organizadores de cualquier evento. Si además se le añade, siempre en su justa y equilibrada medida, alguna idea innovadora e incluso transgresora, conseguiremos aumentar el impacto y elevar la satisfacción de los asistentes.
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