Dentro de la política de viajes es muy importante analizar el por qué y para qué viajamos. Y dentro de este análisis hay que considerar la posibilidad de eliminar el viaje.
Podemos poner en cuestión si es necesario el viaje. En algunas compañías hay demasiada flexibilidad a la hora de tomar la decisión de viajar por parte del empleado. Sería conveniente analizar si realmente es indispensable llevar a cabo ese desplazamiento, ya que esto supone la aparición de gastos de dietas y kilometraje. Por lo tanto, hay que ver si el coste que supone ese viaje está realmente justificado, en relación también con los beneficios que puede aportar a la compañía.
Los desplazamientos se pueden producir por diferentes motivos: para ir a ver a un cliente, para asistir a una formación, etc. Por tanto hay que valorar el coste de oportunidad. Es decir, cuando se trata de vender, por cada euro invertido en un viaje corporativo, se genera un retorno (ROI) de hasta diez euros, según estudios realizados por GEBTA España. Si se visita un cliente potencial y se consigue cerrar un negocio, este desplazamiento se convierte en un rendimiento económico para la compañía con lo cual palía la inversión que se ha producido en el desplazamiento.
Una vez se decide viajar se evaluará la mejor manera de hacerlo. Pero también hay que tener en cuenta las alternativas que hay para cada una de las situaciones.
Un viaje se podría llegar a sustituir por una videoconferencia, por un webinar o una telepresencia.
Para un encuentro con un cliente en muchas compañías se justifica el desplazamiento, pero para una reunión interna entre departamentos o para una formación, con una videoconferencia o un webinar ya es suficiente.
A modo de conclusión, podemos afirmar que una buena manera de ahorrarse gastos de viaje innecesarios es planificar los desplazamientos para aquellas situaciones donde realmente sea importante el encuentro físico entre el representante de la compañía y un potencial cliente.
