La Digitalización Certificada (DC) es un proceso, puesto en marcha por la Agencia Tributaria en el año 2007, que afecta a las aplicaciones y el software de digitalización de tiques y facturas. Básicamente, consiste en una homologación que realiza la propia Agencia en base a unos requisitos técnicos. En el caso de que el software supere dichos parámetros, la Agencia lo homologa, capacitando a las empresas que lo utilizan para poder usar el formato digital con todas las garantías legales, permitiendo la destrucción del papel.
Los requisitos técnicos que ha de tener un software de digitalización para conseguir la homologación por parte de la Agencia Tributaria se basan en una serie de parámetros y mínimos establecidos en aspectos como: la resolución, el formato, la comprensión y el tratamiento de las imágenes o el tipo de firma digital.
La homologación de un sistema de Digitalización Certificada tiene un fuerte impacto tanto sobre las empresas que lo adoptan, como en las compañías prestadoras de dichos servicios de digitalización.
Impacto de la digitalización certificada
La mayor parte de sistemas de digitalización certificada se originan por la necesidad de las propias empresas, las cuales entienden que al contar con un sistema homologado pueden aprovechar las ventajas de la digitalización en todo su potencial: destrucción definitiva de papel, valor legal de los tiques y facturas en formato digital, etc.
Un proceso de digitalización certificada tiene un impacto sobre la empresa que implanta esta solución en tres aspectos distintos: nivel técnico, económico y de logística y organización.
1) Impacto técnico
Sin duda es el impacto más importante, puesto que obliga a la empresa a realizar ciertos cambios y modificaciones, en ocasiones complicados y de compleja implantación:
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Rediseño, cambios y modificaciones en el software y aplicaciones de la empresa para cumplir con la normativa.
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A veces es necesaria la contratación de un servicio de análisis y auditoría externa.
2) Impacto económico
Ligado al punto anterior, la empresa tiene que realizar una importante inversión inicial en:
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Implantación del software específico.
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Adquisición de licencias.
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Modificación de otros programas o aplicaciones utilizadas por la empresa.
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Formación de los empleados.
3) Logística y organización
En este aspecto, se consiguen importantes beneficios:
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Gestión más eficaz de las facturas, tiques y otros documentos sustitutivos.
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El software adquirido tiene más valor y calidad al estar homologado.
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Ahorro de costes asociados al uso y archivo del formato papel.
En general, el impacto de una digitalización certificada es positivo y ventajoso para todos. Las empresas ven amortizada rápidamente la inversión inicial por la eficiencia en la gestión y el ahorro de tiempo y costes asociados al papel.
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