En la actualidad, el papel tradicional de una agencia de viajes de empresa o Business Travel, enfocado únicamente a la gestión de billetes y alojamiento, es totalmente insuficiente. En un contexto marcado por las facilidades impuestas por las nuevas tecnologías y las plataformas on line, este tipo de agencias se ven en la obligación de aportar algún tipo de valor añadido. Y dicho valor adicional se encuentra, básicamente, en las funciones de consultoría integral.
El nuevo y múltiple papel de la agencia de Business Travel
Las nuevas necesidades y expectativas de las empresas, que además están en constante evolución, ha obligado a las agencias de Business Travel a extender sus servicios al asesoramiento o consultoría, y a veces al servicio directo, de elementos tan diversos como:
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Gestión de viajes
Sería la función tradicional pero con un enfoque diferente, prestando una gran atención a la comparación de las múltiples ofertas de la plataformas on line en busca de la mejor relación calidad-precio.
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Consultoría
Auténtico valor añadido de estas agencias y siempre entendida de forma completa e integral, abarcando aspectos como:
- Asesoramiento y/o prestación de servicios en seguros y coberturas adicionales.
- Información de interés para el viajero: costumbres, protocolos, etc.
- Control del gasto, optimización de recursos y estrategias de ahorro.
- Definición e implementación de políticas de viaje.
- Servicio a los equipos humanos desde el punto de vista operativo.
- Uso de las nuevas tecnologías, etc.
- Atención al viajero.
Servicios de atención 24 horas para la resolución de cualquier tipo de incidencia durante el viaje: extravío de equipajes, pérdida de documentación, repatriación por enfermedad de accidente, rescate en situación de peligro, etc.
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Servicios adicionales
En ocasiones, también se pueden ofrecer servicios de Leisure Services en forma de descuentos y promociones en viajes de ocio para los empleados y sus familias.
Históricamente, las agencias de viajes corporativo sólo tenían un papel antes del viaje, que es cuando se realizaban las reservas de billetes y alojamientos. Pero ahora la situación ha cambiado y el papel de estas agencias se ha extendido al momento del viaje, con la atención personalizada al viajero e, incluso, a después del mismo, con funciones de análisis de datos y elaboración de conclusiones e informes.
Los informes de gestión
Ya hemos visto que el valor añadido de las agencias de Business Travel, y principal motivo por el que a las empresas les interesa su contratación para la organización de sus viajes, se encuentra en la labor de consultoría.
Una parte fundamental de este servicio de asesoramiento lo constituye el análisis, mediante programas informáticos específicos, de una serie de datos de diversa índole una vez ha finalizado el viaje: gastos, facturación por países, proveedores, comparativas de políticas de viaje, etc.
Con las conclusiones extraídas, la Business Travel genera informes donde se detectan tanto errores como puntos fuertes o a potenciar, así como áreas de mejora. A partir de ahí, se plantean las soluciones que mejor se adapten a las necesidades de las empresas cliente.
La agencia de Business Travel como partner de la empresa que contrata sus servicios
La concepción moderna de la relación entre un cliente y una Business Travel conduce a esta última a asumir un papel de auténtico socio o partner en la estructura de viajes de la empresa a la que da servicio. Para ello, el profesional que lleva la cuenta de un determinado cliente (Account Management) tiene que trabajar muy estrechamente con el responsable de viajes dentro de la empresa (Travel Manager).
Mediante un proceso de colaboración y trabajo conjunto, estos dos profesionales tienen que ser capaces de captar las necesidades en materia de viajes de la empresa y plasmarlas en un documento, llamado Business Plan, para la posterior definición, seguimiento y control por ambas partes.
Motivos para contratar los servicios de una empresa especializada en Business Travel
Como hemos comentado anteriormente, la simple gestión de un viaje entendida como búsqueda y reserva de billetes y alojamientos y algún servicio más, como el alquiler de un coche, no es un argumento suficiente que justifique, hoy en día, la contratación de los servicios de una agencia de este tipo. A nadie se le escapa que, con las facilidades de las páginas web y plataformas on line, este trabajo se puede realizar fácilmente a nivel interno dentro de la empresa.
Los argumentos de peso a favor de las Business Travel se encuentran en su labor de consultoría integral en temas básicos en las estructuras de viajes de las empresas, como la política de viajes o el control de gastos.
La atención al viajero durante las 24 horas del día o la fuerza a la hora de negociar con los proveedores, gracias al volumen de negocio que manejan y la información que poseen, constituyen otros dos argumentos positivos de las agencias de viajes corporativos.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&i
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