Gestionar gastos de viaje es una tarea totalmente habitual para las organizaciones. El 92% lo hacen, y es que hay que viajar para hacer negocios. Cualquier trabajador que para desarrollar su trabajo necesite desplazarse acabará pasando una nota de gastos a su empresa, se trate de un comercial, un abogado o un instalador.
A pesar de lo común de este proceso, ha sufrido pocos cambios en los últimos años. A pesar de la aparición de nuevos soportes y herramientas, el papel y el papeleo siguen siendo protagonistas. En términos generales, esto da lugar a procesos de gestión de gastos interminables, complicados, poco eficientes y propensos a errores. Para entender esta problemática, siempre existen dos maneras de observar este proceso: desde el punto de vista del trabajador que reporta sus gastos para que le sean reembolsados y, desde la otra perspectiva, el encargado de supervisar y aprobarlos. Sin embargo, los problemas derivados de un proceso de gestión de gastos deficiente salpican a ambas figuras.
Usemos el ejemplo de un agente comercial al reportar sus gastos. Cada mes gasta su tiempo redactando una nota de gastos interminable, que en la mayoría de casos es la base para la reclamación. Aparte del tiempo que consume en esta tarea administrativa, siempre se encuentra con problemas. Cada vez se da cuenta de que olvidó recoger ese ticket para justificar la comida con un cliente o que hay otro con una mancha o que está tan maltrecho que no se lee. Después de esta maratón –que suele ser a contrarreloj–, sólo puede cruzarse de brazos y esperar que el reembolso sea rápido. Estableciendo el marco actual de este proceso, podemos decir que, en cuanto a la creación de notas de gasto, en la mayoría de empresas los trabajadores las redactan mensualmente –son comunes los últimos viernes de mes, reservados como días administrativos–, dedicando al proceso aproximadamente una hora en el 80% de los casos.
En la otra parte del proceso está el supervisor. No sabe nada de qué budget ha estado gastando su equipo hasta que, una vez al mes recibe una avalancha de notas de gasto de forma desordenada que debe validar. Revisarlas es un proceso trabajoso, de hecho no llega a todas y da por buenas las que más o menos tienen buena pinta sin analizarlas en profundidad. Se calcula que una de cada diez notas de gastos que se reciben es aprobada a pesar de no cumplir con la política de gastos de la empresa. Esto deja el índice de detección de notas de gasto “problemáticas” en solamente al 0.15%.
Durante las próximas semanas desgranamos una a una una serie de estrategias para mejorar varios aspectos del proceso de gestión de gastos de viaje de empresa. Tanto si eres tú el viajero y quieres conocer estrategias para reportar tus gastos de una forma eficiente y acelerar tus reembolsos como si eres el encargado de la supervisión de los gastos de un equipo y quieres aumentar tu visibilidad y control, no dejes de leernos.
