Las empresas tienen una serie de necesidades y objetivos que cumplir en sus viajes de empresa. Para conseguir estas metas, a veces complejas y de diversa índole, muchas empresas precisan de ayuda externa tanto en la etapa previa al viaje, como durante y en el post viaje.
El mecanismo que tiene una agencia de viajes corporativos o Business Travel de aportar valor añadido a la empresa que contrata sus servicios en la etapa previa al viaje es mediante la consultoría, actividad que debe estar enfocada no solo en los gastos sino también en el cliente.
Las funciones de la agencia en las etapas de preparación, organización y reserva de un viaje de empresa o corporativo son las siguientes:
1) Asesoramiento en contratación y management
De entre las muchas posibilidades que ofrece el mercado, el gestor de una cuenta o Account Management debe buscar la oferta que mejor se adapte a la política de viajes de la empresa para la que trabaja. Esto implica que no solo debe buscar el mejor precio en billetes, alojamiento, etc., sino la opción que esté más en línea con los parámetros de calidad requeridos.
No debe olvidarse que una agencia de Business Travel es solo un intermediario entre la empresa y los proveedores finales.
2) Servicio a los equipos humanos
Un segundo papel de la agencia de viajes corporativos es el de ocuparse de todas las necesidades personales de los distintos miembros del equipo de la empresa, implicados de forma directa o indirecta, en el viaje a un nivel operativo.
Esto implica una adaptación a las expectativas de tiempo, reducción de costes y políticas de la empresa, así como cualquier otra cuestión que pueda surgir, En este aspecto, la agencia de Business Travel puede detectar o sugerir necesidades de índole personal que la empresa no tenía identificada o categorizadas, dando así un mayor contenido a la parte personal.
3) Asesoramiento en seguros de viajes
Para un viajero es fundamental tener una buena cobertura ante cualquier contingencia o imprevisto. Las posibilidades son muchas y todo va en función de las necesidades personales y el tipo de viaje. Muchas coberturas ya están incluidos mediante el pago con tarjeta de crédito y otras se pueden contratar aparte. Un buena información y asesoramiento por parte de la Business Travel en este aspecto es básico para evitar sorpresas y poder exigir las coberturas, indemnizaciones o compensaciones pertinentes.
4) Optimización de recursos y consecución de ahorro
En primer lugar, la agencia de Business Travel debe apoyar y asesorar a la empresa en la definición de unos objetivos de ahorro y de una política de viajes concreta y detallada: clase en la que se debe viajar, definición de dietas y kilometraje, etc.
El siguiente paso es, siguiendo la directrices marcadas por la Dirección, optimizar los recursos de la mejor forma posible y lograr los objetivos de ahorro.
La claves del éxito en el servicio de consultoría de una agencia de viajes de negocios está en el enfoque al cliente, la detección de necesidades y la aportación de soluciones a través del gestor de cuentas o Account Management.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de
Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&
