Que los gastos de viaje en la empresa son difíciles de controlar no es una sorpresa. De hecho, muchas empresas padecen las consecuencias ya que no son conscientes del peso que supone una mala gestión de los gastos y, en concreto, de las dietas y kilometraje.
¿Te has preguntado alguna vez la media de kilómetros que hacen los trabajadores de tu empresa? Seguro que sí. Desde Captio, como sabes, una de nuestras preocupaciones básicas es la mejora de la gestión de los gastos de viaje. Y con este objetivo cada año realizamos un Informe sobre Kilometraje. En la última edición detectamos algunos datos reveladores que pueden ayudarte a hacerte una idea de la importancia de tener los gastos de viaje de empresa bajo control. Una de las cifras es que la media por trayecto de los trabajadores españoles es de 100 km. Teniendo en cuenta que el precio medio del kilometraje oscila en los 0,25 euros el kilómetro, a los que la empresa debe sumar los costes por dietas. Por tanto, es fácil hacer números, ¿no crees?
Uno de los factores base para construir una gestión de gastos de viaje óptima y tener las dietas y kilometraje correctamente contemplados está en la política de gastos de viaje de la empresa. Y es que es el documento que recoge la normativa que regula cualquier factor o proceso relacionados con los gastos de viaje. Éste es el lugar natural donde definir los mecanismos de control que pongan orden en el campo de los gastos de viaje. Entre otros, debe incluir información sobre qué tipos de dietas dispone la empresa para sus trabajadores, condiciones para su reclamación, si se requiere algún tipo de aprobación por parte de un responsable y los mecanismos de justificación.
Dado que los gastos relacionados con las dietas y la locomoción afectan al trabajador se negocian con el comité de empresa y se incluyen en el Convenio Colectivo. Cómo afectan al viajero, también se incluyen en la política de viajes, normalmente en un anexo que es más flexible que la propia política de viajes. Los importes de dietas y kilometraje están sujetos a modificaciones, ya sea por decisiones internas de la empresa o por causas externas como cambios en la legislación o en la fiscalidad. Se suelen fijar actualizaciones anuales o para varios años, añadiendo el incremento del IPC y a veces un porcentaje adicional.
Si quieres saber más sobre dietas y kilometraje a continuación te damos algunos consejos para que conozcas Todo lo que debes saber sobre dietas y kilometraje
