Todas las empresas, tarde o temprano, se enfrentan a una auditoria contable. Pero no todas las enfrentan de la misma manera: puede ser un proceso manual basado en los justificantes en papel, o bien un proceso más eficiente y rápido, gracias a la digitalización.
Uno de los problemas asociados a los tiques de gastos de viaje en papel en relación a las auditorías contables es el hecho de hacerlos llegar al departamento de administración. Los trabajadores en movilidad generan tiques por todo el país, incluso por todo el mundo, pero a nivel legal es necesario conservar esos justificantes originales durante años, por lo que tienen que hacerlos llegar a la central. Por un lado, esto significa recibir los documentos con retraso respecto a la realización del gasto en sí, ya sea por el envío o porque el empleado se espera a volver para dejar los tiques. Por otro lado, este trayecto hace que sea más fácil que se pierda el justificante. Y en el caso de los tiques, o facturas simplificadas, a diferencia de las facturas completas no es posible pedir un duplicado en caso de extravío.
Con la digitalización de estos documentos, se agiliza y optimiza mucho la gestión, y se evitan problemas frente a una auditoría. La información llega al supervisor más rápidamente, de forma más fiable, puesto que puede consultar cuando quiera la copia digital. Y además, no hace falta el envío de los documentos en papel, por lo que no hay riesgos de que se extravíen. Eso sí, siempre contando que la digitalización se realiza con una herramienta homologada por la AEAT, es decir que la copia digital tiene el mismo valor legal que el original.
Además, el archivo de estos documentos deja de ser un problema con la digitalización. Mantener un archivo organizado correctamente no es tarea fácil, pero es fundamental en caso de una auditoría contable. Con los documentos digitalizados, resulta mucho más simple clasificarlos, ordenarlos, y localizarlos en caso de auditoría.
