Llegó la fecha establecida para la entrada en funcionamiento del Suministro Inmediato de Información, la nueva normativa del IVA que sustituye un sistema con más de 30 años de vigencia.
La preparación para el SII ha supuesto una dura prueba para las empresas. Los plazos establecidos desde la aprobación del Real Decreto relacionado en diciembre han convertido el proceso de adaptación en una contrarreloj que, aún a día de hoy, muchas organizaciones no han logrado concluir.
Se especulaba con lo contrario, pero finalmente la AEAT ha decidido mantener la fecha prevista para la puesta en marcha a pesar de las peticiones recibidas para una prórroga. Muchas empresas continúan en la batalla de adaptar sus sistemas y procesos a la nueva normativa.
La respuesta de Captio al SII
La situación que deja el SII en lo relacionado con la gestión de gastos de viaje, viene marcada por el volumen de facturas recibidas. Cada tique es una factura simplificada cuyos datos hay que reportar. Según nuestros datos, la hoja de gastos mensual de un viajero habitual contiene entre 40 y 80 facturas simplificadas. Si tenemos en cuenta que, de cada una de ellas, es necesario reportar hasta 8 datos, las tareas de entrada de datos manual pueden volverse una auténtica locura.
Desde Captio, hemos visto el nacimiento y desarrollo del SII como una oportunidad para aportar más valor a nuestros usuarios, pero también como un reto para desarrollar todas las funcionalidades requeridas en un periodo de tiempo sinceramente corto.
En los últimos meses, nos hemos enfocado en reforzar nuestro sistema de lectura automática de datos. Ahora mismo, el motor de lectura automática de Captio lee todos los datos necesarios para el SII que figuran en el gasto y elimina de un plumazo toda la burocracia extra.
Es importante decir que, dada la naturaleza de la información a transmitir, hemos establecido controles de calidad particularmente exigentes. Por supuesto, todo ordenado bajo nuestro SLA.
Después de nuestra contrarreloj particular, nos enorgullece poder decir que hemos desarrollado un módulo para solucionar la problemática que el SII comportará en la gestión de los gastos de los viajes de empresa. Vayamos por partes.
Suministro
Captio pone a tu disposición una pasarela para poder enviar directamente los gastos de viaje a la Agencia Tributaria. De forma automatizada o tan solo apretando un botón podrás remitir toda la información de manera automática. Los datos también son accesibles mediante API por lo que si lo prefieres puedes automatizar el volcado de la información SII desde Captio hasta tu ERP y realizar el envío a la AEAT desde allí. Por último te ofrecemos la posibilidad de exportar la información SII a un fichero en formato estándar (CSV, XML) por si prefieres tratarla de forma especial.
Inmediato
Este es un término de gran importancia. La entrega de los datos se tiene que realizar dentro de un plazo de 4 días desde la fecha de contabilización. Lo que mucha gente no tiene en cuenta es que quizá la Agencia Tributaria rechace la primera entrega, por ejemplo si el NIF del proveedor no encaja exactamente con la razón social suministrada. El proceso de corrección de estos errores y reenvío de la información se tiene que hacer dentro de estos 4 días. Por esto es tan importante contar con un sistema que agilice al máximo este flujo de trabajo.
En Captio hemos puesto mucho énfasis en este aspecto. Tras enviar la información a la AEAT, procesamos la respuesta e inmediatamente te la trasladamos para que puedas actuar al momento y volver a enviar si es preciso. Envío de notificaciones por email, edición múltiple de gastos para no tener que ir uno a uno, interfaz clara donde puedes ver lo que está pendiente de envío, pendiente de corrección y aceptado... Lo hemos preparado todo para que el proceso te resulte claro, ágil y rápido.
(de) Información
Como sabrás, el SII obliga a detallar mucha información referente a cada gasto que hasta ahora no era necesaria. En Captio hemos evolucionado nuestro sistema de extracción de datos para cubrir este requisito. Hemos hecho un gran esfuerzo para que la sobrecarga de trabajo que el SII te pueda suponer sea mínima. Además, hemos diseñado un sistema que está en continuo aprendizaje. Ten en cuenta que la AEAT pide que le remitas hasta los tiques emitidos en el extranjero, el sistema de lectura automática nunca tiene que ser algo cerrado puesto que siempre llegan nuevos formatos. No sólo te ofrecemos de partida un sistema robusto y potente, sino que también te ofrecemos una plataforma capaz de adaptarse con agilidad a un sistema que, todavía a día de hoy, está acabando de consolidarse.
Por último nos gustaría destacar un aspecto al que a menudo se le presta poca importancia: la trazabilidad de los datos. Todo lo que sucede dentro del módulo SII de Captio queda registrado, en cualquier momento podrás acceder al histórico de eventos y podrás ver de forma sencilla el camino que ha seguido un gasto dentro del módulo: extracción de datos inicial, envío a la AEAT, corrección manual... todo queda registrado. Podrás saber quién y cuándo hizo cada acción. Esto es muy importante en un ámbito tan delicado como el que nos ocupa.
