Adoptar un modelo de gestión por procesos permite llevar a cabo mejoras continuas en todos los ámbitos del proceso. Analizar los resultados gracias a los indicadores clave de desempeño permiten conocer a la organización si un procesos se debe mejorar o cambiar radicalmente. Es necesario que se escojan los procesos que se tienen que mejorar de forma minuciosa y que se gestionen con las herramientas adecuadas para que aporten un valor añadido a la empresa.
Las organizaciones adoptan una gestión por procesos para mejorar la calidad de sus actividades y gestionarse de forma más eficiente. Un proceso transforma una entrada en una salida, que aporta un valor añadido a la entrada y satisface las necesidades del cliente. Pero, ¿qué pasa cuando un proceso no aporta un valor añadido sobre la entrada? ¿Puede suceder que un proceso que en principio se creía beneficioso para la organización, no aporte ningún valor? La respuesta es sí. No todos los procesos que se establecen dan beneficios a la compañía o resultan eficientes.
Cuando se detecta un proceso que no resulta beneficioso para la organización o necesita una mejora se lleva a cabo lo que se denomina una reingeniería del proceso.
Reingeniería del proceso: mejorar el resultado
La reingeniería del proceso, o Business Process Reengineering (BPR), es la revisión, mejora y/o cambio de un proceso, o varios, para mejorar su rendimiento, que de beneficios a la compañía y que aporte un valor añadido sobre la entrada a la vez que cumple con sus objetivos.
Cuando un proceso no funciona como debería, es necesaria una modificación del proceso o incluso eliminarlo si no aporta ningún valor a la organización. Para analizar si un proceso es eficiente o no, se tienen que conocer los procesos que forman la organización en profundidad así como analizar los procesos de entrada que afecten al mismo y los procesos de salida que se vean afectados.
Para llevar a cabo una reingeniería del proceso efectiva se deben implantar técnicas de mejora para solucionar o cambiar las deficiencias del proceso, garantizando una correcta función de la organización así como la obtención de beneficios.
Para entender mejor la reingeniería de un proceso nada mejor que aplicarlo a un caso práctico. Por ejemplo, una empresa tiene su propio proceso de gestión de los gastos de viaje. Pero gracias a los indicadores clave descubren que este proceso es ineficiente y no se obtiene el rendimiento esperado. Analizados los resultados, se decide poner en práctica un reingeniería del proceso, ya que se quiere cambiar de forma radical. A partir de aquí, se buscarán soluciones soluciones para mejorar este procesos, como por ejemplo alguna herramienta que automatice el proceso, ya que sigue muy basado en el papel y la introducción manual de datos.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
