Para gestionar gastos de una empleado que debe asumir su empresa debe elaborar la correspondiente nota de gastos donde se detallarán éstos y se presentarán los justificantes. Tradicionalmente se ha desarrollado de forma manual pero desde hace unos años existen otras posibilidades tecnológicas mucho más eficientes.
Los empleados que por sus cometidos deben realizar frecuentes viajes, normalmente son perfectamente conocedores tanto de la normativa en este sentido en su empresa, como de los procedimientos que se deben seguir para realizar las liquidaciones de gastos.
Hasta hace unos años este procedimiento requería de la intervención de diferentes personas en la empresa así como la manipulación de muchos documentos físicos. Pero el desarrollo de la tecnología ha supuesto la posibilidad de automatizar y acelerar todo este proceso, aportando a su vez una serie de ventajas adicionales.
Veamos algunas diferencias que estos cambios han supuesto:
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Tiempo. Una de las ventajas más evidentes de los procesos basados en la digitalización es el ahorro de tiempo que suponen tanto para el empleado que los debe realizar como para aquellos que deben supervisarlos. No se trata tan solo de eso, además, el ahorro de tiempo evita pérdidas de documentación o extravío de tiques que solía ser uno de los problemas más habituales en este tipo de gestiones.
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Reducción de fallos. Uno de los problemas asociados con los procesos manuales, y que sucedía frecuentemente en las notas de gastos, eran los diferentes tipos de fallos que se podían producir. Algo tan simple como cometer un error en una suma es un problema que automáticamente desaparece con la digitalización de las hojas de gastos.
Comodidad. Seguramente es el beneficio más apreciado por aquellos que con cierta frecuencia deben realizar la tramitación de las notas de gastos. En el pasado, una vez se había regresado de un viaje, una de las tareas que más pereza solían generar era el hecho de tener que rellenar los formularios correspondientes, agregando en él toda la información que se solicitaba.
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Simplicidad en la gestión. La facilidad que tiene cualquier persona hoy en día para utilizar dispositivos móviles (teléfonos, tabletas…) facilita enormemente el hecho de tramitar con ellos cualquier gestión, como las relativas a los gastos. Por ejemplo, a nadie le supone un gran esfuerzo utilizar la cámara de su teléfono móvil (seguramente lo hará a diario por diferentes motivos) o trabajar con una aplicación móvil para realizar un trámite laboral de este tipo.
