Compliance y protección de datos: la importancia del cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo en materia de protección de datos y seguridad en el mundo digital está presente en todas las empresas. Una buena estrategia de Corporate Compliance, especialmente en los sistemas de información, será útil para desarrollar con eficacia nuestras tareas y evitar problemas. 

 En el lanzamiento, desarrollo y consolidación de una empresa, el cumplimiento escrupuloso de la legislación vigente es un compromiso imprescindible para asegurar el éxito del proyecto. Las innovaciones en tecnología avanzan a un ritmo vertiginoso y este fenómeno presenta retos para su regulación y control mediante leyes. En los últimos años han aparecido normativas que controlan y gestionan qué puede hacer una empresa en la red y qué no, y cuáles son los límites en el uso de datos personales y la seguridad digital de los usuarios.

Además, la conciencia sobre el medio ambiente y el impacto de las empresas en el entorno, la importancia de la sostenibilidad y la preocupación por el bienestar de empleados y clientes ha impulsado la elaboración de códigos éticos y de buenas prácticas en muchas organizaciones. Y en este contexto en el que nos encontramos, aparece el concepto de Corporate Compliance (o, simplemente, Compliance): un conjunto de procedimientos y buenas prácticas para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan las organizaciones, y así establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.

Una estrategia compliance engloba no sólo la legislación jurídica sino también la normativa interna y externa (colegios profesionales), códigos deontológicos, reglamentos y patrones de ética y transparencia. El objetivo es que la empresa pueda garantizar que todas sus acciones son no solo legales sino también correctas y adecuadas al contexto en el que se aplican. 

IT Compliance y protección de datos

Compliance y protección de datos personales son dos términos estrechamente relacionados. Uno de los objetivos de una estrategia compliance es prevenir los posibles incumplimientos de ley y los riesgos que conllevan. La lucha contra el fraude interno, casos de corrupción y cualquier acción que genere responsabilidades jurídicas es contemplada; también el uso fraudulento de bases de datos con información personal de usuarios y clientes. 

El cumplimiento normativo es sobre todo una forma de prevención para evitar irregularidades. Actuar antes de que se produzca el daño: ese es el gran valor de una guía compliance eficiente, especialmente en los sistemas de información (IT).

¿Cómo se lleva a cabo esta prevención?

• Identificando y evaluando riesgos. Detectar las actividades de la empresa que puedan ser constitutivas de delito y analizar su alcance. 
• Diseñando protocolos y procedimientos. Elaborar códigos de conducta, políticas sobre toma de decisiones, medidas de vigilancia y control, un sistema disciplinario que incentive el cumplimiento de las normas y sancione a los que no lo hagan, etc. 
• Orientando y apoyando a todas las áreas. Especialmente en empresas grandes, es importante que haya una figura que sirva de coordinador para que todas las áreas estén alineadas con el compliance y se ajusten a lo que pueden hacer y lo que no. 
• Sensibilizando a la organización. Tareas de formación, charlas, documentos para implementar una cultura ética en la empresa. 

Más allá de la prevención, la estrategia compliance también activa mecanismos de detección y reporte ante irregularidades. Esto es importante porque la empresa solo puede quedar exenta de responsabilidad por delitos cometidos en su nombre cuando demuestra que ha adoptado las medidas de vigilancia necesarias para impedirlo. Mediante monitorizar indicadores de riesgo, establecer canales de denuncia, investigaciones internas y auditorías independientes cuando sea necesario se puede conseguir. 

Y por último, en la política de cumplimiento normativo se debe establecer dinámicas para resolver y cerrar de forma adecuada los casos de actuaciones indebidas. Una opción es a través de las sanciones, la subsanación de deficiencias y daños y no tener miedo a cambiar las estructuras o rutinas de trabajo si se demuestra que no funcionan, o dejan huecos abiertos a la mala praxis. 

En definitiva, una estrategia de Corporate Compliance que esté atenta a los cambios en el mundo digital y cubra todas las necesidades de la compañía es una herramienta de gran valor para hacer frente a los desafíos del presente y conseguir evitar problemas que perjudiquen a los intereses del proyecto.