Emitir facturas es una tarea inherente a cualquier empresa, un deber con una serie de requisitos formales. Por eso es necesario que estos documentos sean claros, estén correctamente realizados y así evitar problemas con la Administración Tributaria. Normalmente no es un proceso difícil, pero aun así es habitual encontrarse determinados errores comunes que podrían llegar a ser problemáticos en caso, por ejemplo de una inspección.
Estos errores se pueden dividir en dos categorías:
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Errores en los datos
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Errores en los conceptos facturados
Errores en los datos
Un error habitual suele estar relacionado con los datos que aparecen en las facturas. Para que el documento sea válido, es necesario que las partes, es decir el emisor y el receptor, estén correctamente identificadas: es decir NIF, dirección completa, nombre completo y razón social. Lo mismo ocurre con la fecha de emisión del documento o la de la realización de la operación, si esta información no está completa, la factura pierde su valor delante de Hacienda.
La numeración también puede ser uno de los errores comunes. Ésta debe ser correlativa y en relación a la fecha de emisión. Solamente se admite el inicio de la numeración coincidiendo con el principio de ejercicio. Además, no se admite que las facturas con numeración posterior a otra tenga una fecha de emisión anterior. Por ejemplo, podemos iniciar la numeración al empezar el año (1/2014, 2/2014, etc.), pero no serían válidas las que se emitan en orden mensual, como 0101/2014 y 0201/2014 para enero y 0102/2014 y 0202/2014 para febrero. En este caso, la factura 0201/2014 sería anterior cronológicamente a la 0102/2014, pero tendría una numeración superior.
Errores en los conceptos facturados
El concepto facturado tiene que ser muy claro, para evitar que la Administración pueda considerar como falsa una factura. En el caso de facturas de ventas, no suele haber problemas: basta con que aparezca la mercancía vendida.
Pero en las prestaciones de servicios, hay que ser detallista: se tiene que especificar correctamente a qué corresponde la factura, los servicios prestados y el importe. Si se trata de una operación periódica y continuada en el tiempo, sería más fácil identificar el servicio prestado y la operación facturada.
Si no se detallan correctamente estos conceptos, la Administración podría considerar como fraudulenta una factura. Lo mismo ocurre si el importe que aparece resultar ser muy superior al precio de mercado habitual.
