Errores frecuentes al elaborar o revisar una hoja de gastos

A continuación, enumeramos los motivos más frecuentes que pueden causar errores en el proceso de elaboración y revisión de una hoja de gastos.

Error 1. Cambios recientes en la política de viajes o de gastos en general de la empresa no parametrizados en el software.

Las políticas de la empresas en temas de gastos van cambiando, añadiéndose nuevas cláusulas y supuestos y modificando los topes de gastos en dietas y otros conceptos. En bastantes ocasiones, en el lapsus de tiempo que transcurre entre la decisión de la modificación y la configuración en el software uno o varios empleados redactan notas de gastos.

En estos casos, se producen incompatibilidades con las medidas de las compañía más nuevas o que ha sufrido una reciente actualización. Por supuesto, no podemos hablar de una acción de mala fe por parte de nadie, sino más bien de una falta de adaptación a las nuevas circunstancias por no haber transcurrido el tiempo suficiente.

Error 2. Desconocimiento o falta de evaluación de todas las políticas de la empresa por parte del auditor.

Un ejemplo muy claro sería que un auditor indicase que un empleado ha incurrido en un exceso de gasto por gastarse en una comida 75 euros cuando la cantidad fijada por la política de la empresa en, por poner una cifra, de un máximo de 60 €. Pero en realidad lo que ha ocurrido es que dicho empleado ha invitado a comer a un sponsor.Y resulta que la política de sponsor de la empresa permite un gasto mayor de, por ejemplo, 80 €. Realmente, el empleado no ha cometido ninguna irregularidad, puesto que se ha ceñido a los límites fijados por la compañía para estos casos.

Para evitar este tipo de errores es fundamental que el auditor conozca perfectamente todas las políticas de la compañía: códigos de conductas, sponsors, etc. y no solo las de viaje, puesto que los empleados muchas veces presentan gastos relacionados con otros normativas.

Error 3. El presentador de las notas no está informado de las novedades introducidas

Este tipo de incidencias solo tienen un remedio: establecer canales de comunicación lo más rápido y efectivos posibles para que le empleados que realizan notas de gastos siempre estén al tanto de cualquier cambio en este aspecto.

Error 4. Las directrices que marca la política de viajes no están adaptadas a las nuevas y situaciones y circunstancias por la que atraviesa la compañía

Por ejemplo, los comerciales de una empresa determinada siempre realizan viajes dentro del territoria nacional. Pero en un momento determinado la compañía ha decidido abrir su mercado al exterior. Esto obliga a sus vendedores a realizar viajes con un nivel de vida muy diferente al nuestro, lo que obliga a la empresa a modificar sus políticas puesto que a sus empleados les es imposible adaptar sus gastos a la nueva situación.

Esto significa que las nuevas circunstancias empresariales normalmente deben llevar aparejado ciertas modificaciones, a veces importantes, de algunos aspectos de la política de gastos en viajes.

Error. 5 Viajes a lugares remotos con deficiencias tecnológicas

Muchos países no tienen apenas desarrolladas, o se encuentran a un nivel muy básico, las tecnologías necesarias para elaborar y enviar con rapidez las notas de gastos de viajes. El problema es que, en ocasiones, esto entra en contradicción con los parámetros de las empresas en cuento a fecha tope de envíos, soporte de las facturas etc.

Debido a la internacionalización de muchas empresas

en busca de nuevos mercados y oportunidades de negocio

en países lejanos y subdesarrollados, están

aumentando significativamente los problemas derivados

por el déficit tecnológico de estas regiones

Error 6. Extravío, robos y otras incidencias

Durante los viajes no es infrecuente que algunos empleados sufran extravíos o robos de la documentación con la que, posteriormente, poder redactar las notas de pagos y justificar los gastos. En estos casos, siempre se pueden comprobar los gastos al cien por cien cuando el pago se ha realizado con tarjetas, pero no así en caso de transacciones en efectivo.

Por este motivo, y para evitar fraudes como la simulación de un robo, es conveniente fijar topes de devolución en caso de sustracción de efectivo.

La mayoría de errores en la elaboración y/o posterior revisión de notas de gastos se producen, pues, por problemas de actualización en el software y de transmisión de información de los cambios en las políticas de las empresas, o bien por una falta de adecuación a las nuevas circunstancias.

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