Las estadísticas se realizan para tener una información de los gastos que realizamos durante los desplazamientos. Esta información permite a la larga tener a disposición un histórico que ayudará a la compañía a planificar el presupuesto futuro. Los empleados deben ser conscientes y sensibles a estos gastos, dentro y fuera de la compañía.
Las agencias de viaje con más experiencia ofrecen a sus clientes como un servicio más una información estadística con la que podrá medir la eficacia de su política de viajes. Esta información se puede servir de forma más detallada o menos en función de las necesidades del cliente. En algunos casos también se realiza la transferencia de los ficheros para que la compañía pueda trabajar a nivel interno estas estadísticas y realizar sus propios informes.
Las estadísticas a medida también pueden incluir anexos con información sobre los mejores hoteles nacionales, los mejores establecimientos hoteleros internacionales o las mejores compañías aéreas. También realizan resúmenes del consumo por departamento o por viajero.
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Toda esta información facilita el control de la política de viajes y permite la optimización de los presupuestos. Las estadísticas pueden incluir una larga relación de gatos. No sólo se trata del billete de avión, del hotel o del taxi. Se incluyen en esta lista otros conceptos como pueden ser:
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Los visados y su tramitación
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El cambio de moneda
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Los seguros de viaje y asistencia
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El acceso a wifi
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El alquiler de salas para realizar reuniones o presentaciones de productos o acciones formativas
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El desayuno
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El aparcamiento
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Los traslados privados
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La lavandería
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El minibar
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Los servicios de estética
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El teléfono
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La TV a la carta, etc.
Es decir, que el conjunto de gastos que contiene una hoja de liquidación no son pocos.
Por tanto, se debe tener en cuenta que en un desplazamiento se producen muchos más gastos de los que en un principio se cree.
Es importante planificar el máximo posible dentro de la política de viajes y negociar las mejores condiciones siempre antes de realizar el desplazamiento para no tener sorpresas cuando gestionemos las hojas de gastos.
